Тривалість щорічної відпустки по-новому: як заокруглювати дні (думка Мінекономіки)
Зараз при обчисленні грошової компенсації за невикористані дні щорічної відпустки (при звільненні або без звільнення, у разі призову на військову службу) бухгалтер має справу із двома розрахунковими періодами. Перший розрахунковий період застосовуються до тих днів щорічної відпустки, право на які працівник набув по 31 грудня 2023 року включно. Другий розрахунковий період визначають до тих днів щорічної відпустки, право на які працівник набув з 1 січня 2024 року.
Відповідно й кадровику для цього потрібно провести власні розрахунки кількості днів щорічної відпустки, право на які працівник набув по 31 грудня 2023 року включно й окремо – право на які набув з 1 січня 2024 року.
З цього приводу у нас з’явилося роз’яснення Мінекономіки (лист від 26.02.2024 № 4707-05/14491-09), яке стосується саме кадровиків.
Так ось Мінекономіки пояснює, що загального нормативно-правового акта, який би визначав порядок розрахунку кількості днів щорічної відпустки, зокрема, у разі звільнення працівника або коли робочий рік відпрацьований не повністю, немає.
Тому Мінекономіки у листі вказує: тривалість щорічної відпустки пропорційно відпрацьованому часу можна розрахувати наступним чином. Визначаємо кількість днів щорічної відпустки, які припадають на один календарний день без урахування святкових і неробочих днів в цілому за робочий рік. Потім одержаний результат множимо на кількість календарних днів без урахування святкових і неробочих днів, відпрацьованих працівником у робочому періоді.
Але не забувайте, що для цілей грошової компенсації у нас тепер буде два значення днів щорічної відпустки – до 31 грудня 2023 року і з 1 січня 2024 року. Відповідно у наслідок розрахунків у нас буде й два дробових значення. Як їх сумувати? Як раз це і є найважливішим у роз’ясненні Мінекономіки.
Згідно з позицією Міністерства якщо при підрахунку днів невикористаної відпустки в періоді до 31 грудня 2023 року отримуємо, наприклад, число 7,41 календарних днів і в періоді після 31 грудня 2023 року – 2,40 календарних днів, а загальна кількість становить 10 календарних днів, то округлюємо дні в періоді до 31 грудня 2023 року до 8 календарних днів і в періоді після 31 грудня 2023 року – до 2 календарних днів.
Якщо при підрахунку днів невикористаної відпустки до 31 грудня 2023 року отримуємо число 7,50 календарних дня і після 31 грудня 2023 року – 2,51 календарних днів, а загальна кількість становить 10 днів, то округлюємо дні в періоді до 31 грудня 2023 року до 7 календарних днів і в періоді після 31 грудня 2023 року – до 3 календарних днів.
Також висловилося Мінекономіки й з приводу відображення днів щорічної відпустки, які підлягають грошовій компенсації, у наказі про звільнення.
Мінекономіки вказує: щодо зазначення в наказі про звільнення працівника періодів для виплати компенсації за невикористані відпустки повідомляємо, що Порядок не містить норм щодо урегулювання цього питання саме в наказі роботодавця про звільнення працівника. Підприємства самостійно визначають в інструкціях з діловодства правила і порядок складання та оформлення внутрішніх нормативно-розпорядчих документів із дотриманням вимог норм чинного законодавства.
На нашу думку, для скоординованої роботи бухгалтерської та кадрової служб у наказі про звільнення дні щорічної відпустки, які підлягають грошовій компенсації при звільненні, слід відображувати двома рядками: окремо дні, право на які виникло по 31 грудня 2023 року, і окремо дні, право на які виникло з 1 січня 2024 року.
До речі, зразки наказу про звільнення із виплатою грошової компенсації та наказу про виплату грошової компенсації у разі призову на військову службу, де дні щорічної відпустки відображені двома рядками, є у нашій рубриці «Документи».
Коли роботодавець може відмовити працівнику в наданні відпусток
Держпраці надало наступне роз’яснення: «Роботодавець може відмовити у наданні працівнику відпустки, але у випадках, коли така відпустка надається за угодою сторін».
Відразу треба зробити акцент на спеціальну норму, яка діє під час воєнного стану та може обмежувати право на відпустку певних категорій працівників. Так, Держпраці пояснює: ст. 12 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136) передбачено, що у період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури», робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання.
Далі Держпраці додає: «Всім іншим працівникам, як у мирний час так і під час дії воєнного стану, може бути відмовлено у наданні тільки тих відпусток, надання яких здійснюється за угодою між працівником і роботодавцем».
Розберімося, про які види відпусток йде мова.
Почнемо зі щорічної відпустки, яка, як правило, надається згідно із запланованим графіком відпусток.
Якщо працівник залучений до виконання робіт передбачених ст. 12 Закону № 2136, роботодавець може відмовити у наданні щорічної відпустки, але не зобов’язаний. Якщо ж роботодавець не відмовляє у наданні щорічної відпустки з цієї підстави діємо за загальними правилами – надаємо відпустку працівнику у черговості, встановленій графіком відпусток. Держпраці вказує, що «роботодавець може відмовити працівнику у наданні щорічної відпустки поза строками, визначеними графіком відпусток».
Однак, деякі працівники мають право скористатися відпусткою у зручний для них час. Перелік таких категорій наведений у ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки), наприклад особи віком до вісімнадцяти років, особи з інвалідністю, жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю та ін.
Отже, роботодавець «не може відмовити працівникам, які не залучені до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури», робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання «у наданні відпусток, надання яких здійснюється в обов’язковому порядку (щорічні відпустки у встановлені графіком строки, навчальні, творчі, для участі у змаганнях, працівникам, які мають дітей тощо)».
Що стосується іншого виду відпусток – без збереження зарплати, то треба розуміти, що деякі з них надаються за згодою сторін, а деякі в обов’язковому порядку.
Так, за згодою сторін надається відпустка без збереження зарплати через сімейні обставини (за ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки), загрозу збройної агресії (ч. 3 ст. 26 Закону про відпустки), воєнний стан (ч. 3 ст. 12 Закону № 2136). «Відповідно, оскільки така відпустка без збереження заробітної плати надається за угодою між працівником і роботодавцем, роботодавець може відмовити працівнику у наданні такої відпустки (угода не відбулася)», коментує Держпраці.
А от, що стосується надання відпусток без збереження зарплати, які надаються в обов’язковому порядку, роботодавець зобов’язаний задовольнити прохання працівника у такій відпустці відповідно до поданої заяви. Наприклад, роботодавець не може відмовити особі з інвалідністю у наданні відпустки без збереження за ст. 25 Закону про відпустку, або особі, яка виїхала за межі території України або є внутрішньо переміщеною особою за ч. 4 ст. 12 Закону № 2136.
Більше про відпускні новації розповідає Тимур Алієв на вебінарі «Щорічні та неоплачувані відпустки: оформлення по-новому, відпускний стаж, (не)втрата днів», який доступний передплатникам Кадрової Платформи №1.
Витяг з е-трудової: як швидко отримати роботодавцю
Пенсійний фонд нагадує про такий функціонал на вебпорталі електронних послуг як формування запиту на витяг з е-трудової книжки.
Нагадаю, що електронна трудова – це певний цифровий аналог паперової трудової книжки, відомості до якої потрапляють шляхом:
-
передачі скан-копій паперової трудової книжки до ПФУ;
-
через оцифрування паперової трудової книжки безпосередньо на порталі ПФУ, тобто створення запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи «в ручному режимі», до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.
Крім того, джерелом наповнення електронної трудової є відомості з Об’єднаного зарплатного звіту.
Тож в разі, якщо роботодавцю необхідно терміново переглянути наявну інформацію про працівника, трудовий чи страховий стаж, ознайомитися з іншими відомостями про трудову діяльність, він може скористатися електронними послугами Пенсійного фонду.
Отже, ПФУ вказує, що для отримання витягу з е-трудової книжки працівника роботодавцю необхідно «увійшли на портал ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або банківської картки ID.GOV.UA.»
Пенсійний фонд підкреслює: роботодавець може сформувати запит на витяг з ЕТК (електронної трудової книжки) тільки у випадку, коли застрахована особа самостійно створила запис щодо надання згоди на отримання ЕТК роботодавцем.
Для формування переліку роботодавців, яким користувач надає згоду на отримання ЕТК, необхідно скористатися в пункті меню «Доступ до ЕТК» функцією «Додати», за якою відкривається екранна форма:
-
код за ЄДРПОУ – увести вручну;
-
назва страхувальника – автоматично заповнюється за даними Єдиного реєстру страхувальників.
«Запис повинен знаходитись у статусі "актуальний"», – наголошує ПФУ.
Більш детально про те, як отримати витяг з е-трудової, розповідає Ольга Хільчук у відео «Витяг з е-трудової новоприйнятого працівника: черговий апгрейд ПФУ».
Неповний робочий час: коли встановлюється обов’язково
«Чи має вона право на неповний робочий день?» – на це питання працівниці, яка доглядає хворого чоловіка, Держпраці роз’яснило: «як передбачає стаття 56 Кодексу законів про працю України, на прохання жінки, яка здійснює догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медичного висновку, роботодавець зобов’язаний встановлювати їй неповний робочий день або неповний робочий тиждень.»
Поясню. У ст. 56 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 (далі – КЗпП) передбачено, що неповний робочий день або неповний робочий тиждень може встановлюватися в обов’язковому порядку лише на прохання вагітної жінки, жінки, яка має дитину віком до чотирнадцяти років або дитину з інвалідністю, в тому числі таку, що знаходиться під її опікуванням, або здійснює догляд за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку. Тобто цим категоріям працівників роботодавець зобов’язаний установити неповний робочий час на їх прохання, викладене у заяві.
Що стосується інших категорій працівників, то у роботодавця є право відмовити у проханні встановлення їм неповного робочого часу.
Якщо неповний робочий час установлюється з ініціативи працівника, то працівник має написати заяву про це, а роботодавець – видати наказ.
Зауважу, що неповний робочий час може встановлюється за ініціативною роботодавця, тоді буде мати місце зміна істотних умов праці, про яку роботодавець зобов’язаний повідомити працівника у період дії воєнного стану хоча б за день до впровадження нових умов.
Оплата праці при неповному робочому часу «провадиться пропорціонально відпрацьованому часу або залежно від виробітку», наголошує Держпраці.
Зразки заяви та наказу про установлення неповного робочого часу є у нашій рубриці «Документи».
Мобінг – привід для перевірки Держпраці: новий законопроєкт
У Верховній Раді зареєстровано законопроєкт № 11044, який передбачає проведення перевірок в частині вчинення мобінгу під час дії воєнного стану.
Пропонується ч. 1 ст. 16 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136) викласти у новій редакції. Так, у період дії воєнного стану Держпраці може здійснювати за заявою працівника або профспілки позапланові заходи державного нагляду (контролю) за додержанням законодавства про працю юридичними особами незалежно від форми власності, виду діяльності, господарювання та фізичними особами, які використовують найману працю, зокрема, з питань вчинення мобінгу.
Нагадаю, що зараз позапланові перевірки Держпраці проводяться з питань додержання вимог Закону № 2136, а також з питань виявлення неоформлених трудових відносин, та законності припинення трудових договорів. Й ці питання також залишаться предметом перевірок Держпраці під час дії воєнного стану у разі, якщо законопроєкт № 11044 отримає статус офіційного закону.
Планові перевірки Держпраці під час дії воєнного стану не проводяться відповідно до постанови КМУ від 13.03.2022 № 303 «Про припинення заходів державного нагляду (контролю) і державного ринкового нагляду в умовах воєнного стану».
Маєте питання з приводу перевірок Держпраці? Якщо ви передплатник Кадрової Платформи №1, поставте його у нашому сервісі «Особистий консультант» та отримайте відповідь від 15 хвилин.
Що очікувати кадровику у березні: норми, подання Звіту з праці, мобілізаційна реформа
У березні 2024 року продовжує діяти воєнний стан. А це означає, що ми у свою чергу продовжуємо застосовувати норми Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
При цьому у березні відповідно до ст. 73 Кодексу законів про працю України від 10.12.1971 є святковий день – 8 березня. Цей день у 2024 році приходиться на п’ятницю. Оскільки під час воєнного стану немає святкових днів у розумінні трудового законодавства, то за стандартної п’ятиденки 8 березня, п’ятниця, є робочим днем.
У такому разі норма тривалості робочого часу для п’ятиденки з двома вихідними днями у суботу і неділю для березня 2024 року становить: 21 робочий день і 168 годин.
Чи допустимо зробити так, щоб працівники не працювали 8 березня? Так, допустимо. На мою думку, оптимальним варіантом стане визнання 8 березня додатковим вихідним днем або днем, робота у який не проводиться. У зв’язку із цим норма тривалості робочого часу за березень буде зменшена і становитиме 20 робочих днів та 160 годин. Але зарплату працівники отримуються у повному обсязі як за відпрацьовану норму.
Крім того, пам’ятайте: не пізніше 7 березня слід подати Звіт з праці за формою № 1ПВ місячна за лютий 2024 року.
У березні продовжуємо тримати руку на пульсі стосовно законопроєкту № 10449 про мобілізаційну реформу та зміни у військовому обліку. Зокрема, ним передбачається зниження призовного віку з 27 до 25 років, зміни у врученні повісток, відстрочках та навіть бронюванні. При цьому законопроєкт містить низку дискусійних питань, правки наразі розглядаються.
Крім того, не забуваємо й про законопроєкти, які передбачають підвищення розмірів штрафів, зокрема, за порушення ведення військового обліку на підприємстві. Нагадаю, що в одному із них передбачений адмінштраф за вказане правопорушення у розмірі до 204 000 грн.
До речі, про військовий облік та мобілізаційні зміни розповідатиме Тетяна Донець на вебінарі, який відбудеться 8 березня. На цьому ж вебінарі Людмила Смердова надасть відповіді на усі запитання щодо ведення трудових книжок. Участь у вебінарі безкоштовна, приєднуйтеся.