Аудит електронної трудової книжки для бронювання

Оновлений порядок бронювання працівників

Нагадую, що з 8 червня поточного року запрацювала оновлена редакція Порядку №76, за яким можна бронювати працівників в органах держвлади, інших держорганах, ОМС, на підприємствах, в установах та організаціях, які є критично важливими як для забезпечення потреб ЗСУ, інших військових формувань в особливий період, ну так і для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період.

При цьому бронювання за Порядком №76 здійснюється згідно з рішеннями Мінекономіки за списками, погодженими Міноборони: варіант один – в паперовій та/або електронній формі, ну і варіант два – в електронній формі засобами Порталу «Дія» відповідно до окремого порядку (адже через певний період у нас з'явиться така можливість). При цьому, якщо читати дуже формально пп. 3 п. 3 Постанови №650, то вже з 8 червня у таких роботодавців, які будуть здійснювати бронювання за Порядком №76, з'являється обов'язок не пізніше ніж протягом наступного дня після прийняття працівника на роботу, переміщення його з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, тимчасового припинення/відновлення дії трудового договору подають відповідні відомості через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України. Отже, на сьогоднішній момент щодо цієї норми немає жодних роз'яснень, але ми можемо вже зробити певні висновки, що для безпечності краще все ж таки вже подавати такі відомості, як того вимагає постанова.

Облік трудової діяльності працівників

Насправді облік трудової діяльності працівника в електронній формі, він здійснюється доволі давно, адже за прямими вимогами ст. 48 КЗпП він має здійснюватися ще з 10 червня 2021 року у порядку, визначеному Законом України про ЄСВ. При цьому частина відомості, але зі значним запізненням, формується з Д5 до податкового розрахунку. Тому рекомендуємо, перш за все, провести аудит тих відомостей, що є щодо ваших працівників в реєстрі застрахованих осіб. При цьому інформація в повідомленні про прийняття працівника на роботу, вона вноситься до реєстру застрахованих осіб і в такому випадку вже працівник прив'язується до страхувальника, тобто до роботодавця. В такому разі з метою проведення аудиту відомостей в кабінеті страхувальника треба сформувати витяг з електронної трудової книжки щодо всіх працівників і перевірити наявність актуальних відомостей про трудову діяльність із підприємством станом на 8 червня 2024 року.

Відсутність відомостей у реєстрі застрахованих осіб

Ну а що робити в тій ситуації, коли даних немає в реєстрі застрахованих осіб? Як зазначено в ст. 20 Закону про ЄСВ, персоніфіковані відомості у разі їх відсутності в реєстрі застрахованих осіб, а також у разі зміни або уточнення зазначених відомостей подаються через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду. При цьому це зовсім не дорівнює поданню Д5 як уточнюючого або довідково до податкового розрахунку, адже за спеціальним Порядком №11-1 у разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб відомостей про прийняття на роботу, переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, призупинення/відновлення дії трудового договору відповідні відомості подаються шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника. Відомості про трудову діяльність працівника також можуть подаватися через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в додатку до цього Порядку. Отже, по нових подіях, які відбуватимуться з вашими працівниками, з 8 червня можна подавати xml-файл. Разом із тим відомості з 8 червня 2024 року щодо кожного працівника також можна вносити й шляхом створення відповідного електронного запису. І при цьому не слід забувати, що створення відповідного електронного запису обов'язково доповнюється скан-копіями документів, на підставі яких створюється запис. Це накази щодо прийняття працівника на роботу, переміщення його з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу, звільнення, поновлення на роботі, про тимчасове припинення/відновлення дії трудового договору.

А як сформувати витяг з електронної трудової книжки щодо тих працівників, з якими у вас є трудові відносини? Ну а також як вносити дані щодо ваших працівників, як у вигляді xml файлу, так і у вигляді створення електронного запису, ну а також як приєднувати скан-копії відповідних документів дуже розглянуто на курсі «Трудова книжка – 2024: швидкий перехід на електронну», який доступний усім передплатникам кадрової платформи №1 Kadroland.

Підсумки

З 8 червня 2024 року у тих підприємств (роботодавців), які будуть здійснювати бронювання за Порядком №76, з'являється формальний обов'язок своєчасного наповнення електронної трудової книжки. Радимо провести аудит відомостей, які містяться в електронних трудових книжках на порталі Пенсійного фонду станом на 8 червня 2024 року. Ну і дані по нових працівниках можна вносити вже шляхом подання xml-файлу або шляхом формування нового електронного запису, у будь-якому разі при цьому треба буде додати скан-копії відповідних документів.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».