Прийняття працівника: повідомлення, військовий облік, бронювання, трудова книжка, особова картка № П-2, особова справа

Додаткові матеріали

Презентація

Текстове розшифрування відео

Колеги, рухаємося далі. Запрошую вас на шостий урок: електронна трудова, способи наповнення відомостями про прийняття на роботу. Є для мене і для вас гарні новини: електронна трудова книжка спеціально не створюється для працівника. Жодних дозволів на її створення брати не потрібно. Більше того, спеціальних додаткових дій щодо введення електронної трудової книжки ми не здійснюємо. Ми будемо здійснювати інші процедурні кроки, такі як звітування або повідомлення, але спеціально вести електронну трудову книжку ми не зобов'язані. У нашому випадку немає такого функціоналу. Тож фактично електронна трудова книжка буде наповнюватися не прямо нами, а скоріше автоматично. Ми не будемо відкривати електронну трудову книжку і записувати в неї дані про прийняття на роботу, звільнення чи інші події, як у випадку з паперовою трудовою книжкою. Ось такого процесу не буде.

Тепер розглянемо способи наповнення електронної трудової книжки відомостями про прийняття працівника на роботу. Як я вже сказала, ми будемо її наповнювати не прямо, а через різні процедури. Наразі існує п'ять способів наповнення електронної трудової книжки відомостями про прийняття працівника на роботу:

1. Податкове повідомлення про прийняття працівника на роботу. За допомогою цього способу ми можемо передавати виключно відомості про прийняття працівника на роботу. Про інші кадрові події через таке повідомлення електронну трудову книжку ми не можемо наповнити.
2. Оперативне подання відомостей до Пенсійного фонду. Цей спосіб доступний обмеженому колу суб'єктів господарювання, зокрема тим, хто займається бронюванням. Але про це ми поговоримо з вами на наступному уроці.
3. Заповнення об'єднаного зарплатного звіту, зокрема через додаток 5. Це, мабуть, найпоширеніший та найпростіший спосіб. Коли ми працевлаштовуємо працівника, наші бухгалтери звітують через додаток 5, і з цього додатку відомості підтягнуться до електронної трудової книжки працівника. Однак цей процес може зайняти деякий час.
4. XML-файл. Це ще один спосіб внесення даних, який дозволяє пришвидшити процес, якщо з якихось причин інформація не підтягнулася через податкове повідомлення або об'єднаний звіт.
5. Функціонал «Додати запис». Це ще один спосіб внесення даних про трудову діяльність працівника до електронної трудової книжки.

Я перелічила ці способи, які наразі працюють у нашій реальності, але хочу звернути вашу увагу на те, що більшість з цих випадків було озвучено в роз'ясненні Пенсійного фонду від 11 жовтня 2024 року. У цьому роз'ясненні Пенсійний фонд детально пояснив, як ці процеси працюють.

Зокрема, податкове повідомлення та об'єднаний звіт підтягнуть відомості про прийняття працівника на роботу до електронної трудової книжки. Відомості про трудову діяльність працівника можна подати через XML-файл або через функціонал «Додати запис». Структура XML-файлу та приклади його заповнення наведені в Порядку №11-1, який виглядає досить складно, адже це набір кодів, і потрібно розуміти, які дані вносити в кожен з цих кодів.

Якщо ми перейдемо до функціоналу комунікації з Пенсійним фондом, на порталі Пенсійного фонду ми маємо обрати відповідний розділ «Відомості про трудові відносини». Там є кнопка «Завантажити», за допомогою якої ми завантажуємо наш XML-файл. У цьому файлі ми маємо внести всі необхідні відомості. Після цього ми натискаємо кнопку «Завантажити», і інформація потрапляє до системи. Зверніть увагу, що до XML-файлу ми ще маємо додати сканкопію наказу про прийняття працівника на роботу. Тільки після цього інформація потрапить до електронної трудової книжки.

Ще один спосіб — це функціонал «Додати запис». У цьому випадку ми також переходимо на портал Пенсійного фонду, обираємо «Відомості про трудові відносини» і натискаємо «Додати запис». Відкривається вікно, яке ми маємо заповнити, а потім зберігаємо дані. Однак і в цьому випадку ми повинні додати сканкопію наказу про прийняття працівника на роботу.

Про цей спосіб ще хочеться окремо зазначити, що дуже часто роблять помилки при заповненні порядкового номера місця трудових відносин. Це не порядковий номер запису в трудовій книжці, а порядковий номер страхувальника (роботодавця). Тобто це номер підприємства, яке вносить записи в трудову книжку працівника. Якщо ми були для працівника четвертим роботодавцем, навіть якщо він звільнився і потім повернувся до нас, ми будемо вносити цей же порядковий номер як для нього четвертий роботодавець. Це не зміниться.

Приклад. Ми приймаємо працівника на роботу, то в його трудовій книжці буде запис під номером, скажімо, 25. У електронній трудовій книжці це буде запис під номером 17, і всього записів зроблено шістьма роботодавцями. В такому випадку ми будемо шостим роботодавцем і зазначимо номер «6», оскільки ми вносимо запис після п’яти попередніх роботодавців.

Рухаємось далі. Заповнюємо наступний реквізит — тип події. Тут зверніть увагу: якщо ми приймаємо працівника на роботу за основним місцем роботи, обираємо відповідний рядок. Якщо за сумісництвом — обираємо інший рядок. 

В атрибуті події ми маємо зафіксувати, що саме відбувається — чи це прийняття на роботу за основним місцем роботи, чи за сумісництвом. 

Далі заповнюємо всі необхідні поля, вносимо запис у розділ текст. У цьому розділі ми повинні вказати текст запису. Що саме треба внести? Це або ж повторний запис з трудової книжки, якщо ми його вже вносили раніше, або ж створюємо новий запис, який ми б внесли до паперової трудової книжки, якби її заповнювали. Це буде запис про прийняття працівника на роботу.

Після цього фіксуємо всі необхідні відомості про тип документа, а саме — наказ про прийняття працівника на роботу, його реєстраційний номер та дату цього документа.

Не забуваємо додати файл — відсканований наказ про прийняття працівника на роботу. Це дуже важливо, оскільки без цього файлу відомості не підтягнуться до електронної трудової книжки.

Ось, і все! Відомості успішно підтягуються до електронної трудової книжки.

І ще один спосіб, про який нам роз'яснював Пенсійний фонд, — це оперативне подання відомостей про трудові відносини. Це функція, якою можуть скористатися лише обмежене коло суб'єктів господарювання або страхувальників. Ми з вами обговоримо це на наступному уроці, оскільки скористатися цією функцією можуть лише певні організації.

Колеги, стосовно електронної трудової книжки в мене все. Переходимо до наступного уроку!