Кадрово-облікові документи: особова справа, особова картка П-2, табель і електронне ведення

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок наказу про відкликання з відпустки

Зразок запису в особову картку П2 в розділ V про внесення інформації про відкликання з відпустки

---

Текстове розшифрування відео

Шановні колеги, мої вітання! Сьогодні на нашому сьомому уроці ми з вами будемо розбирати специфічні підстави для заповнення особової картки П-2, а точніше, питання коригування інформації, яку вже було внесено. Однак акцент ми зробимо саме на відпустках.

Можлива така ситуація: працівника відкликали з відпустки, а ви вже внесли інформацію в п’ятий розділ особової картки П-2. Або ж працівник захворів, і тоді виникає необхідність продовжити або перенести відпустку. У таких випадках також потрібно коригувати внесену інформацію в особовій картці П-2. Як правильно відобразити такі зміни, ми з вами сьогодні і розберемо.

Але перед тим, як ми перейдемо до коригування інформації, давайте з’ясуємо, коли можна працівника відкликати з відпустки. Відкликати працівника можна лише з щорічної відпустки, і лише за згодою працівника. Наприклад, якщо виникли стихійне лихо, виробнича аварія або необхідність термінового усунення наслідків аварії тощо. Ще раз наголошую: працівника можна відкликати тільки із щорічної відпустки.

Щорічні відпустки включають основну відпустку, а також додаткові відпустки за роботу у шкідливих і важких умовах праці, за особливий характер праці, додаткові відпустки за вислугу років для держслужбовців та інші, передбачені законодавством. Відкликання працівника з інших відпусток, таких як відпустка без збереження заробітної плати, не передбачено законодавством.

Важливо зауважити: якщо відпустка без збереження заробітної плати надана з відкритою датою, наприклад, до закінчення воєнного стану, і вам потрібно, щоб цей працівник повернувся на роботу, ми не можемо відкликати його з такої відпустки. Тому на попередньому уроці я наголошувала, що потрібно обов'язково вказувати в наказі і заяві дату початку та дату закінчення відпустки, щоб уникнути ситуацій, коли працівник просто не захоче припиняти свою відпустку.

Нагадую і акцентую увагу: відкликати працівника можна лише з щорічної відпустки. Не можна відкликати працівника з соціальної, творчої, додаткової відпустки для учасників бойових дій, або з відпустки без збереження заробітної плати. Відкликання працівника з щорічної відпустки можливе лише в разі виключних ситуацій, таких як відвертання нещасних випадків, ліквідація наслідків стихійних лих або аварій. Цей перелік обставин є вичерпним. Наприклад, ми не можемо відкликати працівника для реєстрації податкових накладних, оскільки це не передбачено законодавством.

Правила відкликання працівника з відпустки: відкликати можна лише з щорічної відпустки у разі настання форс-мажорних обставин. При цьому має бути отримана згода працівника. Без згоди працівника відпустка не може бути припинена. Крім того, коли ви відкликаєте працівника з відпустки, обов'язково враховуйте правило про 14 календарних днів: основна безперервна частина відпустки, як до відкликання, так і після нього, повинна становити не менше 14 календарних днів. Це важливий момент, тому що перед тим, як відкликати працівника, треба проаналізувати, чи буде дотримано цього терміну.

П’яте правило: невикористані дні відпустки через відкликання мають бути надані працівнику після того, як причини відкликання з відпустки припиняться, або перенесені на інший період за згодою сторін. Шосте правило: робота працівника, який був відкликаний з відпустки, оплачується з урахуванням суми відпускних за невикористану частину відпустки.

Алгоритм оформлення відкликання з відпустки виглядає так: доповідна записка безпосереднього керівника, згода працівника, наказ на відкликання відпустки та внесення змін до графіка відпусток. Потім інформація про відкликання повинна бути внесена до п’ятого розділу особової картки П-2. Як це робиться? Закреслюємо попередній запис про кількість днів та дату закінчення відпустки, а нижче зазначаємо фактичну кількість наданих днів та нову дату закінчення відпустки. Навпроти нової дати в графі «підстава» вказуємо номер і дату наказу про відкликання відпустки.

Наприклад, у працівника була щорічна основна відпустка на 24 календарних дні, але його відкликали з відпустки. Ми закреслюємо попередні 24 дні, залишаємо 14 днів і вказуємо нову дату закінчення відпустки — 18 листопада, а також номер і дату наказу про відкликання відпустки див. презентацію).  Далі потрібно заповнити табель обліку використання робочого часу. Тут важливо враховувати, чи цей табель був закритий, чи ні, і як правильно виправити інформацію. Про це ми поговоримо в третьому модулі цього курсу.

Також може виникнути ситуація перенесення чи продовження відпустки. Наприклад, якщо відпускні були виплачені працівнику несвоєчасно, або якщо працівника несвоєчасно повідомили про дату початку відпустки. Також відпустка може бути продовжена або перенесена, якщо працівник захворів під час відпустки (настала тимчасова непрацездатність), або ж він виконує державні чи громадські обов’язки, або якщо під час щорічної основної відпустки працівник вступив у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. У таких випадках вам потрібно буде провести коригування в п’ятому розділі особової картки П-2.

Якщо відпустка співпала з лікарняним і працівник хоче перенести чи продовжити відпустку, то, відповідно, такий період надання відпустки припадає на лікарняний. Тоді відпустку можна продовжити після закінчення лікарняного або перенести на інший період. Про таке бажання працівник повинен повідомити письмово, зокрема безпосередньому керівнику та відділу кадрів. І цю інформацію потрібно документально зафіксувати.

Як відображається перенесення відпустки в особовій картці П-2? Наприклад, працівник мав 10 днів щорічної основної відпустки, відпустка повинна була закінчитися 11 квітня 2025 року, але через захворювання він перебував у відпустці лише 5 днів, і відпустка закінчилась 6 квітня. Після цього було прийнято рішення про перенесення решти відпустки. Ми бачимо (див. презентацію), що періоди збігаються, і в графі «Дата початку відпустки» ми вказуємо нову дату початку та закінчення відпустки, що перенесена на новий період, наприклад, з 5 травня по 9 травня. І не забуваємо зазначити наказ про перенесення.

Як же здійснити реєстрацію наказів про продовження відпусток через тимчасову непрацездатність? Такі накази реєструються в журналі реєстрації наказів про надання відпусток і зберігаються разом з іншими наказами про відпустки, відповідно до норм і Правил №1000/5, що застосовуються.

Ось як ми зафіксували продовження відпустки. Працівник мав щорічну основну відпустку тривалістю 10 календарних днів. Початок відпустки був з 2 квітня по 11 квітня. Однак через тимчасову непрацездатність відпустка була продовжена до 21 квітня. Тобто дата закінчення відпустки була перенесена. Відповідно, ми маємо наказ, який відображає продовження відпустки у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю.

Як внести запис в особову картку П2 щодо компенсації за невикористані дні щорічної відпустки. Існують випадки, коли людина не звільняється, але їй виплачується компенсація за невикористані дні щорічної відпустки. У такому випадку цю інформацію також необхідно зафіксувати в особовій картці П-2.

Наприклад, щорічна відпустка працівника становила 29 к. дн. Він відгуляв ці 24 дні відпустки за робочий рік з 26 жовтня 2023 року по 25 жовтня 2024 року. Однак у нього залишилось ще 5 днів, і він вирішив не відпочивати, а забрати їх грошима. Ми зафіксували це в особовій картці П-2, зазначивши, що була виплачена компенсація на підставі наказу. Таку інформацію слід фіксувати в особовій картці П-2 (див. презентацію).

Зверніть увагу, що працівники, яких мобілізують, можуть отримати компенсацію за всі невикористані дні відпустки. Це також потрібно відобразити в п’ятому розділі особової картки П-2.

Отже, шановні колеги, тепер ви знаєте, як діяти в нестандартних ситуаціях і як правильно відображати ці зміни в документах. У цьому немає нічого складного. Головне — дотримуватись норм законодавства та розуміти, коли можна переносити або продовжувати відпустку, коли є можливість відкликати працівника з відпустки та як правильно зафіксувати ці зміни в документах.

Найголовніше, щоб інформація була зрозуміла: за який період надається відпустка, коли вона закінчується, коли і до якої дати вона була продовжена, і це все має бути чітко відображено в наказах. На цьому етапі це все. Чекаю вас на восьмому уроці!