Автобіографія для особової справи: коли обов’язкова та як правильно скласти

Що за документ автобіографія

Автобіографія – це інформаційно-аналітичний документ, у якому особа описує своє життя та трудову діяльність.

Складають її в довільній формі. Якщо коротко, цей документ дозволяє роботодавцю отримати систематизовану інформацію про кандидата або працівника.

 

Для кого автобіографія обов'язкова

Згідно з п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5, автобіографія входить до переліку матеріалів, що формують особову справу працівника. Виходить, що автобіографія обов'язкова для тих працівників, на яких заводять особову справу.

Відповіді на будь-які кадрові запитання від провідних експертів kadroland протягом доби! Ваш Особистий Консультант вже очікує і готовий допомогти!

 

Які вимоги існують до заповнення працівником автобіографії

Автобіографію заповнює сам працівник. Всі факти життєдіяльності особи в автобіографії мають бути описані в хронологічному порядку, від першої особи в однині, як у минулому, так і в теперішньому часі. Це дозволяє скласти чітке уявлення про життєвий шлях особи, її рівень кваліфікації, трудові досягнення, громадську діяльність і сімейний стан.

Автобіографія оформлюється рукописним способом на стандартному аркуші паперу формату А4. Проте кадрова служба може також пропонувати працівникам, що влаштовуються на роботу, трафаретний бланк автобіографії для заповнення. Це особливо корисно для тих, хто може розгубитися, не знаючи, яку інформацію та в якому порядку подавати. Завдяки такому бланку всі дані викладаються чітко та структуровано.

Увага! Якщо у вас на підприємстві запроваджено електронний документообіг автобіографія може бути надрукована та підписана КЕП працівника.

 

Які елементи має містити автобіографія

Автобіографія має містити:

• назву виду документа, а саме АВТОБІОГРАФІЯ;

• прізвище, ім’я та по батькові автора;

• дату і місце народження особи;

• відомості про батьків (ПІБ, дата народження (якщо померли – дата смерті), де і ким працюють (якщо не працюють – останнє місце роботи або факт перебування на пенсії, інвалідності тощо);

• відомості про освіту (спеціальність та кваліфікація за дипломом);

• відомості про трудову діяльність (із зазначенням дат і місця працевлаштування, посад; причин переходів на інші посади та/чи інші роботи; причин перерв у трудовій діяльності);

• відомості про нагородження і заохочення;

• відомості про перебування під слідством чи засудження;

• відомості про сімейний стан і склад родини;

• інші відомості за потреби (зокрема, персональні дані);

• дату складення документа та особистий підпис автора.

Якщо біографічні дані (прізвище, ім’я, по батькові) особи (переважним чином це стосується дівочих прізвищ жінок) не збігаються з біографічними даними, зазначеними у копіях документів (атестатів, дипломів, свідоцтв тощо), які надаються разом з автобіографією під час працевлаштування, то в автобіографії поряд з останніми біографічними даними у дужках слід зазначити попередні.

Наприклад, жінка після заміжжя змінила прізвище на Сидоренко. Щоб уникнути плутанини, рекомендуємо формулювання так: Я, Сидоренко Олена Василівна, у дівоцтві – Петренко, або зазначити цей факт у дужках: Сидоренко (Петренко) Олена Василівна.

 

Практичні поради для складання автобіографії

Ось три ключові поради:

1. Уникайте канцелярських кліше на кшталт «виконувала обов'язки згідно з посадовою інструкцією».

2. Акцентуйте на цифрах, результатах, впроваджених ініціативах. Розташовуйте події у зворотному хронологічному порядку.

3. Дотримуйтесь однакового стилю опису кожного пункту.

 

Висновки

1. Автобіографія є обов'язковим документом для працівників, на яких формуються особові справи.

2. Документ складається працівником особисто в хронологічному порядку та містить повну інформацію про освіту, трудову діяльність, сімейний стан та інші біографічні дані.

3. Оформлення здійснюється рукописно на аркуші А4 або за допомогою трафаретного бланка з обов'язковим зазначенням дати та підпису.

4. При розбіжностях біографічних даних з документами слід зазначати попередні варіанти у дужках для уникнення плутанини.

5. Під час написання рекомендується уникати канцеляризмів та наголошувати на конкретних досягненнях і результатах діяльності.

 

Шаблони та зразки документів:

Автобіографія

 

Стаття на тему:

Автобіографія на роботу у 2025 році: як правильно написати