Архів на підприємстві
(модуль 10 із 10)

Додаткові матеріали

Презентація

План роботи архіву (додаток 47 до Порядку №1000/5)

Текстове розшифрування відео

Мене звати Олена Загорецька. Я кандидат історичних наук, старший науковий співробітник, експерт з питань документознавства та архівознавства. Тема першого уроку - організація роботи архіву.

Архів може бути як окремою юридичною особою, наприклад, центральний державний архів, державний архів Київської області, так і структурний підрозділ будь-якої юридичної особи, що забезпечує комплектування, облікування, зберігання архівних документів і використання інформації, яка в них міститься. Це визначення взято з національного стандарту ДСТУ 2732:2023, який називається "Діловодство і архівна справа". Це чинний новий термінологічний стандарт для визначення різних архівних термінів.

На сьогоднішній день в Україні сформовано значну нормативно-правову та методичну базу, спрямовану на забезпечення функціонування архіву на підприємствах, в установах і організаціях та будь-яких інших юридичних особах усіх форм власності. Провідну роль у формуванні цієї нормативно-правової і методичної бази в сфері архівної справи відіграють Державна архівна служба України (Укрдержархів), що є спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади в сфері діловодства і архівної справи, та Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД), що є галузевою науковою інституцією Укрдержархіву.

Законодавчий акт, що визначає державну політику в сфері архівної справи - це Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", який був прийнятий 24 грудня 1993 року. Скорочено його називають Закон про «НАФ», і він має багато різних підзаконних актів. Одним із його підзаконних актів є Правила 1000/5 - основний нормативно-правовий акт, що встановлює вимоги до організації роботи архіву в юридичній особі. Повна назва цього документа - "Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях". Затверджений цей нормативно-правовий акт наказом Мін'юсту України під номером 1000/5.

Законодавством передбачено створення архівів в усіх без винятку юридичних особах для зберігання документів, закінчених у діловодстві, для користування ними зі службовою, виробничою, науковою та іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян. Відповідальність за стан архівної справи в конкретній юридичній особі несе керівник цієї юридичної особи.

Згідно з вимогами Правил 1000/5, архів може бути як самостійним структурним підрозділом підприємства або може входити до структури служби діловодства. На малих підприємствах, наприклад, у товаристві з обмеженою відповідальністю, що не мають структурного поділу, керівником з числа працівників має бути призначена особа, яка буде відповідальною за архів, тому що законодавство вимагає наявність такої відповідальної особи.

Якщо архів є самостійним структурним підрозділом, то він створюється та працює на підставі положення про нього, як і усі інші структурні підрозділи підприємства. Це положення має погоджуватися і затверджуватися згідно з законодавством. Якщо функція організації роботи архіву підприємства покладена на відповідальну особу, то в посадовій інструкції цієї особи зазначаються відповідні обов'язки, права та відповідальність.

Основними джерелами комплектування архіву на підприємстві є структурні підрозділи цього підприємства. Крім того, архів підприємства зобов'язаний прийняти на зберігання документи підпорядкованих йому юридичних осіб у разі їхньої ліквідації.

Організація роботи архіву здійснюється згідно з річним планом. Планування проводиться на підставі визначення головних завдань роботи архіву на рік з урахуванням бюджету робочого часу. Форма річного плану встановлена і наведена у додатку 47 до Правил 1000/5. Норми часу і виробітку на виконання кожного виду робіт - складання описів, оформлення довідкового апарату, приймання, комплектування, описування документів - визначаються відповідно до рекомендацій Укрдержархіву.

Укрдержархів має офіційний сайт, і в розділі нормативно-правові документи можна підібрати відповідні методичні і нормативні документи, в яких встановлені такі норми часу і виробітку. Вони періодично переглядаються та оновлюються. За підсумками роботи архів складає звіт про виконання річного плану. Правила 1000/5 рекомендують складати звіт за формою, аналогічною плану, а також з додаванням видів робіт, що були виконані поза планом.

До зустрічі на наступному уроці!