Excel у кадровій роботі
(модуль 9 із 10)

Додаткові матеріали

Табель обліку робочого часу 2026 (зразок)

Табель обліку робочого часу 2026 (чистий бланк)

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю вас в черговому модулі з автоматизації обліку. Мова буде йти про шаблони в Excel. Розпочнемо із документу, з яким щомісяця декілька разів стикаються як бухгалтери, та кадровики. Мова йде про табель обліку робочого часу. Пропоную скористатися шаблоном, який дозволяє пришвидшити його заповнення. І ось ця сумова частина, яка міститься в цьому документі, вона автоматично буде прорахована відповідною програмою, а саме Excel. 

Отже, структура цього документу, книги Excel, складається з наступних листів, а саме це довідники, далі йдуть в нас по порядку 12 місяців року, норма тривалості робочого часу та календар на 2026 рік. 

Календар – це просто як в допомогу під рукою, щоб зручно було проаналізувати той чи інший період та його використання в табелі обліку робочого часу. 

В аркуші «Довідники» заповнюється частково – як довідкова, так і стала інформація по підприємству, а ще є певні моменти, гіперпосилання для швидшої орієнтації в даній книзі Excel. 

І норма робочого часу з врахуванням сценарію протягом 26-го року, якщо буде діяти воєнний стан цілий рік. Тобто в нас не буде святкових днів та релігійних свят, які в нас раніше переносилися, якщо на них припадав чи робочий, чи вихідний день. Тобто ми бачимо тут по нулях (див. відео). 

Перейду спочатку до довідників і скажу, що необхідно тут заповнити. В першу чергу в нас вказано, що це табель стосується 26-го року. Тобто в одній книзі в вас може бути усі табелі, які закумульовані протягом року. І ось ця швидка навігація дозволяє через гіперпосилання одразу перейти до відповідного місяця року. 

Тобто, наприклад, рік закінчився, у вас всі табелі заповнені помісячно і ви можете не переходити до кожного з них по вкладенням, а переходити через гіперпосилання. 

Далі в нас йде найменування підприємства, його реєстраційний номер ЄДРПОУ. 

Назва структурного підрозділу зазначається в тому випадку, якщо у вас є поділ на структурні підрозділи. Наприклад, табель розроблений для 25 людей в цілому (я постараюся збільшити до 50 цей шаблон, який буде розміщений під уроком). Якщо ж у вас кількість працівників набагато більша і у вас є поділ по структурі, тобто, наприклад, в одному підрозділі в вас 20, в іншому 20, тоді рекомендовано цей табель поділити по підрозділах. І, звичайно, це легше і для аналізування, і для заповнення, враховуючи, що часто саме керівник структурного підрозділу є відповідальною особою за заповнення табелю обліку робочого часу. 

Далі в нас перелік посад згідно зі штатним розписом. Заповнюємо вручну. Друкуємо назви таких посад для того, щоб потім в подальшому в табелі обліку робочого часу обирати їх. 

І далі відповідальна особа, керівник структурного підрозділу та працівник кадрової служби. Тобто три таких людини, підписи яких містяться у табелі обліку робочого часу. Відповідно, якщо вони протягом року у вас змінювалися, то в цій табличній частині потрібно внести зміни. 

Далі вернуся до таблиці, яка знаходиться посередині аркушу. Ця таблиця важлива в плані того, що ми ось тут зазначаємо як і список працівників наш, так і їхні табельні номери або реєстраційні номери облікової картки платника податків і відповідно ставку. Натиснувши на плюсик, в нас розгорнеться ставка в цілому для року. Тобто, якщо вона протягом року змінюється, ми будемо вказувати різні такі значення для того, щоб відповідні місяці табелю підтягнуло коректне значення відносно посадового окладу або тарифної ставки. Для того, щоб згорнути на екрані це значення, ми зменшуємо рівень до першого. 

За допомогою хрестика розгортаємо блок про оклад, тарифну ставку. Далі показник стать чоловік чи жінка визначається автоматично на підставі даних прізвище, ім'я, по батькові. Тут ми вказуємо вручну інформацію. Посаду обираємо з випадаючого списку, який сформувався на підставі даних, які ми внесли нижче. 

І далі позначка включення працівника у табель. Необхідно проставити плюс у тому випадку, якщо працівника потрібно включити у табель відповідного місяця року. Якщо ж були певні кадрові події в плані призначення або звільнення відносно конкретного працівника, ми ось тут собі довідково можемо вказати таку дату. Для того, щоб розуміти, чому в табелі обліку робочого часу, наприклад, Ніна Іванівна буде не щомісячно, а її, наприклад, призначено з 11 лютого, тому в січні стираємо цей плюс, а з лютого, наприклад, по грудень залишаємо цього працівника. А ось наступна наступний працівник в нас звільнений 16 лютого. Відповідно у табелі він буде фігурувати лише протягом два місяці, якщо в подальшому не буде призначення. Відповідно, наступні плюси ми видаляємо. 

Перейду до табеля обліку робочого часу. І припустимо, в січні ми тут поставили позначки плюсів, які в нас стосуються трьох працівників. Рухаються до січня і дивимося – в нас три працівники. 

І так, в січні всі працювали повний місяць. Лише в лютому були ось ці кадрові зміни. Тому розпочну більш детально щодо техніки заповнення самого табелю обліку робочого часу. Що тут автоматизовано?

Тут в мене на екрані є закріплення областей. Ми бачимо, як я рухаюся донизу. В нас тут закріплені поля з 31-го по 37. Завжди на екрані відображається основний блок, «шапочка» уже безпосередньо таблиці табеля. Я рухаюся донизу. Він закріплений для зручної навігації, зручного вказування даних. І тут ми маємо теж фільтри для того, щоб незалежно від того, на якому працівникові ми знаходимося, дату, день тижня і ось тут найменування причини відсутності, в нас в будь-якому випадку була видна ця інформація по працівнику. 

У нас за замовчуванням в п'ять рядків внесено позначення. Розшифровка цих позначень в нас знаходиться в правій частині: 

Р – це робочі години, передбачені колдоговором,

ВЧ – вечірні години роботи, 

РН – нічні години, 

РВ – години роботи у вихідні та святкові,

НУ – надурочні години роботи.

Тобто завжди під рукою ось ця розшифровка. Ви можете її для зручності пригадати собі. 

Відповідно, в нас найчастіше буде заповнене поле, яке стосується робочих годин. І куди ми вказуємо такі дані? Ось в перший білий рядок, тому що тут в сірому в нас будуть будь-які інші позначення, які не використані вище. Тобто, наприклад, лікарняні, неявки, будь-які інші позначення, які можуть мати місце у табелі обліку робочого часу. Ми їх всі зазначаємо ось тут. Ці тут стоять за замовчуванням. Їх не потрібно ні видаляти, нічого, тому що вони сумуються в нас в цьому блоці. Саме тому вони винесені для того, щоб оця частина автоматично прораховувалась. Уже неявки, залежно від того, які ви будете вказувати, вони будуть за необхідності сумуватися (див. відео). 

Отже, в нас має місце робочі години. І я дивлюся так: 

• четвер, п'ятниця – «вісьмірки», 
• субота, неділя – видаляю інформацію,
• понеділок, п'ятниця – «вісьмірки». 

Зверніть увагу, що я використовую ось для протягування і копіювання інформації хрестик знизу чорний. Він дозволяє скопіювати значення з тої групи комірок або однієї, або декількох, які виділені в даний момент. І це перша половина місяця з першого по 15. І наступний блок рухаємося донизу – це вже з 16-го по 31-е. Таким чином, ми вийшли в січні на 23 робочих дні. 

Дивимося, що в нас із нормою. А згідно із нормою у нас в січні 22 дні. Тоді, можливо, ми десь ще проставили якийсь вихідний день, забулися, залишили. Ще давайте подивимося у календарі. А ось перерахував документ: 22 робочі дні і 176 години. І ще вказано вечірні, інші типи цих годин надурочні (див. відео). І всі вони ось тут просумувалися. Ми бачимо значення, які просумовані. 

Рухаємося до наступного працівника. Тут теж, наприклад, робочі години. І в тому випадку, якщо у вас далі йде повне ідентичне відпрацювання, ми можемо просто виділити, копіюємо, рухаємося донизу, вставили значення. Ідентично для другої половини місяця. Теж копіюю це поле та вставляю. Я спробую це автоматизувати. Тобто, якщо наскрізно для усіх працівників п'ятиденка і всі вони відпрацювали норму для того, щоб ці дні заповнилися автоматично, щоб і цей момент пришвидшити. Так, ану перескочу на інший місяць. І ми бачимо, нам просто треба змінити аркуш для того, щоб і ось по другому працівникові теж відобразилось 22 дні та 176 години. По цьому працівникові зазначено, наприклад, ТН, тобто тимчасова непрацездатність цілий місяць і скрізь зазначені вісімки, враховуючи, що лікарняні платимо за календарні дні. 

І зверніть увагу, тут я зазначаю вручну (див. відео). 

Далі в нас є варіанти двох фільтрів. В цілому по заповнених рядках залишиться значення лише з одиницею. Я нулик прибираю, це порожні рядки. І система нам в більш зручному форматі, ось ми бачимо буквально на екрані відобразилися ці значення. 

Якщо глянути попередній перегляд, це титульна, ось в якому вигляді на одному аркуші буде розміщена табель обліку робочого часу за січень місяць. Якщо, звичайно, три працівники – це невелика кількість, а у вас більша кількість працівників, то ось шапка, вона буде друкуватися на кожен з наступних аркушів, що, зрозуміло, що таки зручно для читання і обробки в подальшому цієї інформації. І якщо помітили, теж рухаючись вправо, в нас ось ця зона, стовпці А і Б, вони закріплені. Тобто в будь-якому випадку ми бачимо прізвище, ім'я, по батькові працівника та його посаду. Це теж додається автоматично сюди, для того, щоб розуміти, по кому відбувалось це сумування. І ось ці оклади тут вони теж вказані, підтягнуті з таблички, з аркуша «Довідники». 

Другий варіант сумування. Це може бути, виділяю, знову ж таки, всі рядки, всі значення. Ми можемо групувати по виду обліку робочого часу. Якщо ми, наприклад, працюємо, що в нас по всіх працівниках відпрацьовано вісім в кожен робочий день, ми можемо в такому варіанті скопіювати ці значення і пройтися по усіх інших і повставляти в необхідні колонки. 

Або якщо ми хочемо суто проаналізувати вечірні години, в кого вони були. І тут прибираю нулі, наприклад, одиниці, і в нас на екрані покаже, що ось в одного працівника були вечірні години. І, таким чином, ми можемо проаналізувати саме кількість вечірніх годин або зазначити їх для усіх працівників. 

І крім того, якщо ми рухаємося донизу, це крайній працівник, поки що це 25-й рядок. Далі в нас є відповідальна особа. Тут цих три категорії працівників, які теж в аркуші «Довідники» прописані, сюди вони підтягуються автоматично. Ще зазначається крайня календарна дата відповідного місяця. 

І відносно шапки – у нас зазначається в шапці, що це табель обліку робочого часу за конкретний місяць. Звітний період з першого по останній календарний день місяця. Номер документу відповідає номеру місяця у році. І дата заповнення – це теж крайня календарна дата. І позначення, які рекомендовано використовувати в табелі обліку робочого часу. Звичайно, ви згідно із внутрішнім наказом можете використовувати інші позначення. Я ж пропоную саме такі, які використовую у роботі. 

Якщо є потреба, наприклад, коригувати табель обліку робочого часу або якщо ви складаєте його для першої половини місяця, а потім в цілому за місяць, то можна використати наступний варіант роботи з цією книгою. Ви можете натискати праву кнопку миші копіювати. Пишемо створити копію. 

Наприклад, буде «1» і «1 (2)», тобто січень, другий табель, або кориваний, якщо були неявки або нез'ясовані причини, або ж, повторюся, перша половина місяця і друга половина місяця, або перша і в цілому місяць, залежно від того, яка практика в вас введення табель обліку робочого часу. Це для того, щоб табель був в цілому за весь рік в одній книзі. 

Ви можете використати варіант копіювання і уже копіювати або коригувати значення відносно тих працівників, де це необхідно. Або ж інший варіант, якщо табель складається не у звітну дату по плану, а, наприклад, відбулося звільнення працівника і необхідно скласти просто на поточну дату, то це теж може бути у такому варіанті використано. Головне скопіювати той місяць, для якого цей табель має бути заповнений.