Сканування трудової книжки – встигнути до 10.06.2026: дії роботодавця і працівників, статуси та робота на ПФУ

Додаткові матеріали

Презентація

Способи передачі відомостей з паперової трудової книжки до ПФУ

Довідник «Алгоритм передачі скан-копій трудових книжок працівників до Пенсійного фонду України»

---

Текстове розшифрування відео

Колеги, вітаю. Вже другий урок. Способи передачі відомостей з паперової трудової книжки, оцифрування чи сканування. Тож поїхали.

У нас є порядок пенсійного фонду номер 11-1. І коли у нас лунають оцифрування, сканування паперової трудової книжки, то це тягнеться саме з пункту четвертого порядку 11-1. І що він передбачає? Що відомості про трудову діяльність працівника подаються через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду за одним із таких способів у вигляді копій, передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування, або у оцифрованому вигляді.

Тепер я пояснюю вам на практиці, яким чином у нас застосовуються власне ці норми. Але хочу ще відзначити, що скануємо ми всю паперову трудову книжку незалежно від того, коли були внесені записи, тобто всюди, де вона заповнена.

Тепер повертаюся і проговорюю сканування чи оцифрування. В чому різниця між цими двома способами?

Сканування паперової трудової книжки передбачає, що береться трудова книжка, сканується, тобто виготовляється її скани, скани цієї паперової трудової книжки, і вони одразу передаються через портал Пенсійного фонду. Зробити це може і працівник, і роботодавець. Ну, з нормативної точки зору або працівник, або роботодавець. Тим не менш, це виготовлення сканкопій, тобто сканування через спеціальні пристрої, сканування через за допомогою телефону. Тобто, можна сфотографувати паперову трудову книжку, якщо привести її у відповідні формати, то це також буде вважатися скануванням, але це виготовлення ніби копій нашої трудової книжки. І подекуди треба інші документи. Це теж будемо з вами проходити, але за замовчуванням це виготовлення сканкопій і передача їх до Пенсійного фонду через портал Пенсійного фонду.

Що таке оцифрування трудової книжки? Тут вже більш такий ретельний підхід. А оцифрування передбачає, що працівник або роботодавець заходить на портал Пенсійного фонду і кожен запис, який міститься у паперовій трудовій книжці, по суті переносить у відповідну картку відповідного працівника. Тобто ми вручну набиваємо там запис про прийняття, запис про переведення, запис про звільнення і так далі.

В чому мінус цього способу? Що за кожен запис треба підкріплювати сканом відповідного документу. Наприклад, якщо я вношу запис про прийняття, то відповідно мені треба ще додати сканкопію наказу про прийняття цього працівника на роботу. Його основний мінус в чому полягає? Що оцих підтвердних документів може вже й не бути. А якщо роботодавець там поточний, а у працівника ще було кілька місць роботи, то позбирати ці копії документів, які підтверджують той чи інший запис, досить і досить важко. Так само як і з боку працівника, так і з боку поточного роботодавця.

Ось чому, коли ми говоримо про передачу відомості з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду, здебільшого ми говоримо саме про сканування трудової книжки, тому що за замовчуванням нам потрібно відсканувати тільки паперову трудову книжку. Нам не потрібно підтверджувати кожний запис сканкопією документа, на підставі якої внесений цей запис. Виготовили сканкопію трудової, передали і на цьому, на даному етапі можна поставити крапку. Тому сканування паперової трудової книжки, воно є більш популярним.

Знову ж таки, я вже підкреслила і ще хочу проговорити таку норму, що коли ми проговорюємо способи, там сканування чи оцифрування, то тут визначена така досить важлива деталь, що відомості про трудову діяльність працівника подаються через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду у вигляді XML файлу, а за період до набрання чинності Законом 1217 шляхом виготовлення сканкопій або через оцифрування. І тут я вас закликаю раціонально поставитися до цієї норми. Вона трошки не відповідає дійсності. Справа в тому, що коли ми говоримо про сканування паперової трудової книжки, то мається на увазі відсканувати всі її сторінки, які є у нас заповнені на момент власне сканування цієї паперової трудової книжки.

Пункт п'ятий. Він трошки протирічить попередньому пункту, оскільки каже, що скановані копії виготовляються в кольоровому форматі і містять всі сторінки трудової книжки, до яких внесено запис. У нас нема, бачите, тут розділення вже на 10 червня там 2010 року чи після. Тому, якщо ми обираємо сканування чи оцифрування, то ми маємо передати всі записи, які містяться у паперовій трудовій книжці.

Якщо ми виготовляємо сканкопію паперової трудової книжки, ну, наприклад, станом там на 15 січня 2026 року. І ось останній запис, наприклад, у мене був 14 січня 2026 року, то і цей запис я також буду сканувати. Я ні в якому разі не буду розділяти свою паперову трудову книжку. Тут сканую, там не сканую. Ні, всюди, де є запис, я маю відсканувати, зробити сканкопію в відповідному форматі і таким чином підготуватися до передачі сканкопії паперової трудової книжки до Пенсійного фонду.

Які паперові трудові книжки потрібно відсканувати першочергово? Ці категорії працівників також визначені і тому давайте по ним пройдемося.

Першочергове подання та опрацювання відомості про трудову діяльність осіб, які до настання права на пенсію за віком залишилися два і менше років та про трудову діяльність осіб за період до 1 липня 2000 року.

Ця норма, вона трошки, можливо, в чомусь застаріла, але що ви маєте розуміти? Якщо у вас є працівники передпенсійники, то ви маєте посприяти тому, щоб відсканувати їх паперові трудові книжки і передати до Пенсійного фонду або донести до них важливість цього процесу. Ось ми з вами спочатку орієнтуємося на оцих працівників передпенсійного віку, яким до настання права на пенсію за віком залишилися два і менше років.

Далі в нас, знаєте, така градація. Друга категорія наших працівників – це умовно ті, які мають значний стаж, який міститься тільки в трудовій книжці. Тут вписано 2000 року, насправді до 2004 року далеко не всі записи підтягнулися до порталу Пенсійного фонду. Тому, якщо до 2004 року були які-то записи, треба відсканувати паперову трудову книжку, передати ці сканкопії до порталу Пенсійного фонду.

Ось такі дві категорії працівників, на які ми звертаємо увагу. Умовно, це працівники передпенсійники. І друга категорія – це працівники зі значним трудовим стажем, у яких був ще до 2004 року. Він міститься тільки в паперовій трудовій книжці. Їм потрібно починати процедуру сканування паперової трудової книжки.

Тому ви зрозуміли, що зараз ми передаємо з вами відомості з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду. Зробити це можна двома способами. Перше – це виготовлення сканкопій і передачі їх до Пенсійного фонду. Другий – це оцифрування, коли ми вручну вносимо кожний запис, але підкріплюємо його сканами документів, на підставі яких, власне, був внесений цей запис.

Тому і сканування у нас більш популярний спосіб передачі відомості з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду. І крім того, дві категорії працівників, а які зливаються по суті в одну – це працівники передпенсійники, працівники зі значним стажем до 2004 року, по яким обов'язково і першочергово мають бути передані відомості з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду.

Залишилися запитання, задавайте мені їх у спеціальному полі, яке знаходиться нижче наших уроків. Буду з радістю відповідати, розв'язувати ваші кейси. Я ж крокую до наступного уроку.