Списки військового обліку до 25.01.2026: алгоритм заповнення, підписання, реєстрації

До 25 січня 2026 року роботодавці мають провести аудит і оформити списки військового обліку станом на 1 січня 2026 року. Помилки у заповненні граф, використання недійсних військово-облікових документів або пропуск строків можуть спричинити претензії з боку ТЦК під час перевірок. У мінікурсі крок за кроком розбираємо, як правильно заповнити списки за додатком 5 до Порядку, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487, які дані можна залишати порожніми, коли допустиме використання паперового ВОД та як вчасно підписати й зареєструвати списки.

 

Коли та в якому обсязі потрібно складати Списки військового обліку станом на 01.01.2026

Одна із дій зі Списками військового обліку (додаток 5 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487, далі – Порядок № 1487) у січні – це їх так званий аудит станом на 1 січня. Проаналізувати списки, та сформувати станом на 01.01.2026 потрібно до 25 січня. Далі поговоримо, як їх заповнити.

 

Як правильно структурувати списки та заповнити їх графи

Виокремлюємо заброньованих і осіб із моброзпорядженням

У графі 1 списку проставляють порядковий номер і як правило, список складається в алфавітному порядку.

Проте заброньованих потрібно виокремити й, як правило, їх прописують зверху. Аналогічний підхід застосовується й щодо військовозобов’язаних із мобілізаційними розпорядженнями.

Вносимо персональні та військово-облікові дані

У графі 2 визначаємо один зі статусів: призовник, військовозобов’язаний або резервіст.

У графі 3 вказуємо військове звання. Ці відомості беремо із військово-облікового документа.

Для військовозобов’язаних військове звання має бути обов’язково. Для призовників цю графу не заповнюємо.

До речі, орієнтуючись саме на військове звання визначаємо, до якої групи списків відноситься військовозобов’язаний – один чи два.

У графі 4 вказуємо прізвище, ім’я, по батькові призовника, військовозобов’язаного або резервіста, а у графі 5 – дату його народження. Будьте уважні та перевірте, щоб ці дані співпадали у паспорті та військово-обліковому документі.

У графі 6 проставляємо так званий VIN-код. Він обов’язково є у роздруківці електронного ВОД, у паперових ВОД старого зразка він також має бути вписаний, вклеєний.

У графі 7 вписуємо податковий номер. До речі, він відображається у ВОД з «Резерв+».

Графа 8 про військово-облікову спеціальність заповнюється тільки для військовозобов’язаних. При чому для офіцерського складу вписуємо шість цифр, а для рядового, сержантського, старшинського складу – три цифри. Якщо у військовозобов’язаного рядового, сержантського або старшинського складу у ВОД вписано шість цифр, то у списки переносимо перші три цифри.

Для призовників графу 8 не заповнюємо, допустимо залишити її порожньою.

 

 

Заповнюємо відомості про ВОД, паспорт, адресу та ТЦК обліку

У графі 9 нам потрібно вказати реквізити військово-облікового документа, на підставі якого заповнені списки.

Якщо ВОД паперовий, прописуємо серію (за наявності), номер, ким та коли видано.

Наприклад, для військового квитка – ТП, номер 111 222, виданий Обухівським військовим комісаріатом Київської області 10 липня 94 року.

Якщо йдеться про роздруківку електронного ВОД, вказуємо номер, час та дату формування. До речі, для ВОД з «Резерв+» номером вважається VIN-код.

Наприклад, VIN-код, Резерв ID, час формування, 9 січня 26 року.

Тут маємо дати відповідь на дуже важливе запитання:

Коли допускається використання паперового військово-облікового документа

Списки військового обліку станом на 1 січня 2026 року можуть бути заповнені на підставі військового квитка, тимчасового посвідчення військовозобов’язаного, приписного. Головна умова: відомості у цих паперових ВОД не суперечать відомостям, що містяться у реєстрі «Оберіг» й відповідно відображаються в роздруківці електронного ВОД. Якщо така умова збережена, то списки ще можуть бути заповнені на підставі паперового та електронного ВОД. У такому разі у графі 9 проставляємо реквізити двох документів!

У графі 10 прописуємо реквізити паспорта. Якщо це паспорт-книжечка, то вказуємо звичний для нас формат. Якщо йдеться про id-паспорт, то прописуємо номер, виданий й теж проставляємо номер та відображаємо дату видачі.

У графі 11 зазначаємо одну з адрес – або так званої прописки, або фактичного проживання. Рекомендуємо вписувати ту, що вказана у роздруківці електронного ВОД, адже саме цю адресу військовозобов’язаний або призовник вказав при оновленні даних. В інших випадках вказуємо адресу задекларованого / зареєстрованого місця проживання, що вказана у паспорті-книжечці або витягу, якщо йдеться про id-паспорт.

У графі 12 вказуємо ТЦК, де на обліку перебуває військовозобов’язаний, призовник, резервіст. Дані переписуємо із ВОД.

Наприклад, Солом’янський районний у місті Києві територіальний центр комплектування та соціальної підтримки.

Відстрочки, бронювання у списках

У графі 13 вказуйте оформлену відстрочку, окрім бронювання. Тут потрібно вказати дату, до якої діє відстрочка. Проте, якщо у ВОД вказано до закінчення мобілізації й іншої інформації немає, то прописуємо словами.

Наприклад, «До закінчення мобілізації, п. 3 ч. 1 ст. 23 Закону про мобілізацію».

У графі 14 вказуємо дату, до якої працівника заброньовано. Навіть якщо працівник заброньований за іншим підприємством, то інформацію про його бронювання все одно вписуємо до графи 14.

Підкреслимо: у цій графі достатньо визначити дату, до якої заброньований працівник.

Наприклад, до 14 лютого 2026 року.

Коли відстрочок та бронювання немає графи 13 і 14 не заповнюємо. По призовниках ці графи також не заповнюють.

Військова служба та мобілізаційні розпорядження

Заповнення графи 15 завжди викликає чимало запитань. Тут послуговуйтеся таким правилом:

у разі проходження військової служби — «так», в іншому випадку — «ні» (для призовників не заповнюється)

Отже, якщо є відомості про проходження військової служби, то ставимо «так». Якщо вони відсутні у ВОД, то прописуємо – «ні».

У графі 16 прописуємо інформацію про моброзпорядження. Якщо його немає, то проставляємо «ні». Якщо є, то вписуємо «так», а далі зазначаємо дату його видачі та номер команди. Наприклад, «так, 04.07.2025, А 00 03».

Увага! Відомості про військову службу та моброзпорядження є тільки у паперових ВОД. Формат електронного ВОД поки що не передбачає відображення таких відомостей

Інформація про трудові відносини

У графі 17 станом на 1 січня потрібно показати посаду, реквізити наказу про прийняття. Навіть якщо прийняття було, скажімо у 2023 році, то відображаємо реквізити наказу 2023 року. Якщо у працівника було постійне переведення чи переміщення, то вказуємо посаду та реквізити наказу про переведення або переміщення. Подекуди залишають інформацію й про прийняття, й про переведення чи переміщення.

У графі 18 показуємо реквізити супровідного листа, з яким подавали повідомлення за додатком 4 до ТЦК щодо інформування про прийняття, постійне переведення чи переміщення військовозобов’язаного, призовника, резервіста. Мається на увазі реквізити або супровідного листа, або власне повідомлення, за якими воно зареєстроване саме на підприємстві.

Увага! Зі списків вилучаємо звільнених, виключених, мобілізованих у 2025 році. Якщо по останнім є сумніви – уточніть у ТЦК за місцем реєстрації підприємства.

 

Які дії потрібно виконати до 25.01.2026 для завершення аудиту списків

Якщо списки вели протягом року в електронній формі, то після їх складання станом на 1 січня, їх слід роздрукувати. Друкуємо стільки списків, скільки груп ведеться на підприємстві. Тобто кожна група списку друкується окремо. Порожні списки друкувати не потрібно.

Також списки мають бути підписані керівником підприємства та відповідальним за військовий облік.

Увага! Додаток 5 не містить реквізитів для підписання. За основу можна взяти ті, що вказані у додатку 12 або відтворити згідно із правилами ДСТУ 4163:2020.

Списки підлягають реєстрації у спеціально заведеному для цього журналі або іншому найбільш підходящому журналі на підприємстві.

На аудит списків, їх друк, підписання та реєстрацію відведено строк до 25 січня. Проте у 2026 році ця дата припадає на неділю. Тому, якщо ви працюєте за стандартною п’ятиденкою з вихідними у суботу та неділю, то усі дії зі списками слід здійснити до 23 січня включно.

 

Висновки

1. Юрособам слід скласти списки військового обліку станом на 1 січня 2026 року.
2. Списки можуть бути складені на підставі паперового військового квитка, якщо дані в ньому не суперечать відомостям у реєстрі «Оберіг».
3. В окремих випадках у списках можуть бути не заповнені комірки.
4. Складені на 1 січня 2026 списки мають бути підписані керівником підприємства та відповідальним за військовий облік, а також зареєстровані на підприємстві.
5. Усі дії зі списками слід виконати до 25 січня.

 

Шаблони та зразки документів:

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 5)

Відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12) з 18.05.2024

 

Брошури та чеклісти

Шаблон документа «Списки військового обліку (додаток 5), відомість (додаток 12) і повідомлення (додаток 4) в Excel»

 

Статті на тему:

Військовий облік від А до Я: все, що треба знати наприкінці 2025 – початку 2026

Як зробити списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку станом на 01.01.2026: алгоритм для відповідального за ВО

Шпаргалка з військового обліку: строки і документи