Вирішили укладати письмові трудові договори з працівниками? Гарна ідея. А чи знаєте ви, як перевести на письмові трудові договори працівників, які вже працюють? Сьогодні поговоримо саме про цей процес.
Форма трудового договору
Відповідно до ч. 1 ст. 24 Кодексу законів про працю України:
Трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі
Водночас на практиці чинне трудове законодавство доволі лояльне щодо форми трудових договорів.
У більшості випадків трудовий договір укладається у так званій «усній» формі. Це коли немає окремого документа з назвою «Трудовий договір», а роль трудового договору виконують заява працівника та наказ керівника про прийняття.
Водночас є випадки, коли письмова форма обов’язкова (ч. 1 ст. 24 КЗпП). Наприклад, при укладанні трудового договору з дистанційником чи неповнолітнім працівником.
Ч. 1 ст. 24 КЗпПЧ. 1 ст. 24 КЗпП
1) при організованому наборі працівників;
2) при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я;
3) при укладенні контракту;
4) у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;
5) при укладенні трудового договору з неповнолітнім (стаття 187 цього Кодексу);
6) при укладенні трудового договору з фізичною особою;
6-1) при укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу;
6-2) при укладенні трудового договору з нефіксованим робочим часом;
6-3) при укладенні трудового договору з домашнім працівником;
7) в інших випадках, передбачених законодавством України.
Зауважте, що під час дії воєнного стану і в цих випадках сторони можуть обирати, в якій формі укладати трудовий договір (ч. 1 ст. 2 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»). Тобто наразі письмова форма не обов’язкова.
Водночас в проєкті Трудового кодексу України (далі – ТКУ), який зараз активно обговорюється, ситуація кардинально змінюється. Всі трудові договори будуть письмові. Причому перевести на письмові трудові договори потрібно буде і тих працівників, з ким трудові відносини виникли до набрання чинності ТКУ. Деталі – тут.
Як перевести працівників на письмові трудові договори у 2026 році: оформлення
Зауважте, що чекати набрання чинності Трудовим кодексом не обов’язково. Працівників можна перевести на письмові трудові можна вже зараз.
Спочатку слід визначитися з формою трудового договору. Можна використовувати типові чи рекомендовані форми або ж розробити довільну. Рекомендуємо скористатися нашим Конструктором.
Зауважте, що законодавство не вимагає обов’язкового погодження трудового договору з юристом або профспілкою. Однак ми рекомендуємо це робити для захисту своїх прав та інтересів.
Якщо форма узгоджена, то можна приступати до оформлення. Не обов’язково видавати наказ про укладання трудового договору у письмовій формі з працівником. Однак, якщо потребуєте такої відправної точки, то можете це зафіксувати.
Наприклад, в наказі можна використовувати таке формулювання:
З усіма працівниками, прийнятими до 01 травня 2026 року, укласти письмові трудові договори
Вважаємо, що з наказом достатньо ознайомити тільки виконавців.
Чи змінюється дата початку трудових відносин
Укладання трудового договору в письмовій формі це не нове прийняття, а оформлення існуючих трудових відносин у письмовій формі. Отже, в день підписання трудового договору не відбувається «повторне» прийняття на роботу, не виникає нова дата працевлаштування, не обнуляється робочий рік працівника тощо.
Саме тому в трудовому договорі треба зазначити, що трудові відносини тривають з певної дати.
Зауважте, що таку підказку знаходимо, зокрема, в ч. 6 Прикінцевих та перехідних положень проєкту Трудового кодексу.
Сторони трудових відносин, що виникли до дня набрання чинності цим Кодексом і не оформлені трудовим договором у письмовій формі, зобов’язані оформити їх відповідно до вимог статті 46 цього Кодексу на умовах, що діють на день такого оформлення, протягом року (для юридичних осіб-роботодавців, де працюють понад 1000 працівників, – протягом двох років) з дня набрання чинності цим Кодексом. При цьому у трудовому договорі зазначається, що ним оформлені трудові відносини, що виникли з дати прийняття працівника на роботу цим роботодавцем
Отже, при переведенні працівників на письмову форму трудового договору, в ньому зазначається, що ним оформлені трудові відносини, які виникли з дати прийняття працівника на роботу цим роботодавцем.
Тож обов’язково зазначте це в предметі трудового договору чи в інших положеннях. Також можна додати фразу, що цей договір не припиняє та не змінює дату початку трудових відносин.
Ще цікавий момент: вважаємо, що слід зазначати актуальну посаду, оклад та інші умови праці, а не ті, що були при прийнятті працівника. Ми фіксуємо умови праці з працівником на конкретну дату, але уточнюємо, що трудові відносини виникли раніше.
Якою датою підписувати трудовий договір
Підписується договір поточною датою. Укладати трудові договори «заднім числом» не допускається.
ПрикладПрацівника прийнято на роботу 17.12.2015. Керівництвом прийнято рішення «перевести» працівників на письмові трудові договори. 01.05.2026 з працівником укладається письмовий трудовий договір
В трудовому договорі рекомендуємо зазначити:
1. ПРЕДМЕТ ТРУДОВОГО ДОГОВОРУ
<...>
Цей трудовий договір не встановлює нових трудових відносин, а визначає умови вже існуючих трудових відносин, що виникли з 17.12.2015 року відповідно до наказу про прийняття на роботу № 127/к/тр від 16.12.2015 року.
<...>
Дата укладання договору 01.05.2026
Нюанси документообігу
Якщо говорити про технічні нюанси, то на кожного працівника формуєте два екземпляри трудового договору. Ознайомлюєте працівника з текстом. Працівник проставляє дату й особистий підпис. Один екземпляр віддаєте працівнику, інший – зберігаєте в Особовій справі працівника.
Реєструвати трудовий договір в Центрі зайнятості не треба. Як не треба і повідомляти податкову, Пенсійний фонд чи ТЦК про це. Однак, на нашу думку, доцільно реєструвати трудові договори у внутрішньому діловодстві. Для зручності можна навіть завести окремий журнал реєстрації письмових трудових договорів.
Висновки
- Трудове законодавство визначає випадки, коли трудові договори обов’язково укладаються у письмовій формі. Проте під час дії воєнного стану і для цих випадків письмова форма не обов’язкова.
- Проєктом Трудового кодексу передбачено, що всі трудові договори будуть письмові.
- Укласти письмовий трудовий договір можна і з працівником, з яким вже тривають трудові відносини.
- Укладання трудового договору в письмовій формі в такому випадку не створює нових трудових відносин, не змінює дату робочого року, не обнуляє відпустки.
- Радимо чітко зазначити дату, з якої тривають трудові відносини з цим працівником.
- Підписуємо договір поточною датою.
Шаблони та зразки документів:
Конструктор:
Статті та консультації на тему:
Переходимо на письмові трудові договори: переваги, недоліки, шаблон документа та перспективи ТКУ
Письмові трудові договори: (не)обов’язковість, форми, нюанси воєнного стану
Чи треба з лютого укладати з усіма працівниками письмові трудові договори
Чи дійсний трудовий договір, якщо він оформлений не на бланку
Чи можна укладати письмові трудові договори з усіма працівниками без винятку
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».
Коментарів поки немає
Почніть розмову…
