Мін'юст нарешті затвердив та оприлюднив примірні форми й описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи. Де можна ознайомитися із затвердженими формами? Чи означає це, що відтепер усі юридичні особи зобов’язані використовувати саме ці форми? Чи можна й надалі працювати за власними шаблонами?
Де знайти примірні форми документів
Наказ Міністерства юстиції України від 09.07.2026 №1860/5 «Про затвердження примірних форм та описів уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи» вже оприлюднено на офіційному сайті Мін'юсту у розділі «Нормативно-правова база». Метою видання цього наказу є підвищення якості діловодства, ефективне впорядкування процесу підготовки та оформлення управлінських документів у діяльності юридичних осіб.
Сам наказ викладено лаконічно, а всі примірні форми та їх описи містяться у 42 додатках до нього.
Особливість цього наказу полягає в тому, що додатки не мають назв. Тому для вашої зручності ми навели їх у нашій новині.
Нагадаю, що затверджені наказом форми були розроблені Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства на замовлення Державної архівної служби України. Спочатку їх було оформлено у вигляді Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, який Нормативно-методична комісія Укрдержархіву схвалила ще навесні 2025 року. Однак офіційне затвердження та оприлюднення цих форм відбулося лише зараз. Тож відтепер їх можна сміливо використовувати у практичній роботі, адаптуючи до реквізитів конкретної юридичної особи та розробляючи на їх основі власні шаблони типових документів, зокрема заяв, наказів, довідок, службових записок і листів, штатного розпису, колективного договору, автобіографії, характеристики та багатьох інших.
Які документи містять затверджені примірні форми Мін'юсту
У 42 додатках до наказу зібрано примірні форми практично всіх основних організаційно-розпорядчих документів, які створюються у діяльності юридичних осіб різних форм власності.
Перші 10 додатків містять форми організаційних документів, наступні 13 – форми наказів і розпоряджень, серед яких дев’ять кадрових наказів, а решта 19 – форми інформаційно-аналітичних документів, зокрема акту, протоколу, заяви, службової записки, графіка відпусток та інших.
Примірні форми документів відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020
Відзначу, що склад, зміст і місце розташування реквізитів у примірних формах відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020 щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів. Виняток становлять лише окремі редакційні правки, які вже враховуються під час підготовки нової редакції цього стандарту, над якою нині працює колектив Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства.
Чи обов'язково використовувати примірні форми документів Мін'юсту
А тепер відповім на головне запитання: чи зобов'язані юридичні особи використовувати саме ці форми?
Ні, такого обов’язку наказ не встановлює. Зверніть увагу, що наказом затверджено саме примірні форми документів. Це означає, що вони мають рекомендаційний характер і можуть використовуватися юридичними особами як готові зразки під розроблення власних трафаретних форм документів.
На мою думку, ці форми дійсно варто використовувати у практичній роботі.
Чи можна й надалі використовувати власні шаблони документів
Водночас якщо у вашій юрособі вже запроваджені власні шаблони документів, які відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020 та Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту України від 18.06.2015 № 1000/5, ви можете й надалі користуватися саме ними.
Чи передбачено відповідальність за незастосування примірних форм
Окремої відповідальності за незастосування примірних форм, затверджених наказом №1860/5, законодавством не передбачено.
Висновки
- Мін'юст офіційно затвердив 42 примірні форми організаційно-розпорядчих документів: заяв, наказів, службових записок, протоколів, графіка відпусток, штатного розпису та багатьох інших. Але ключове слово тут — «примірні».
- Вони мають рекомендаційний характер. Ви можете використовувати їх як основу для власних шаблонів, але обов'язку повністю переходити на них немає.
- Якщо ваші документи вже відповідають вимогам ДСТУ 4163:2020 та Правилам №1000/5, їх не потрібно переписувати лише через появу нового наказу.
- Законодавств не передбачає окремих штрафів за незастосування цих примірних форм.
Колеги, слідкуйте за новинами і статтями про оформлення різних видів організаційно-розпорядчих документів із застосуванням примірних форм у розділі «Новини та статті». Ми обов’язково ще поговоримо про окремі примірні форми та те як їх краще використовувати. також запрошуємо на безкоштовний вебінар який пройде 20.07.2026 о 10-00. Реєструйтеся
Маєте професійні питання за темами відео?
Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».
Коментарів поки немає
Почніть розмову…
