Kadroland | Хто підписує документи, коли керівник, головбух або відповідальний за ВО у відпустці

Слухати чи завантажити аудіозапис

Зараз кінець серпня, і для багатьох працівників відпустки ще попереду. Посадові особи — не виняток, вони також ходять у відпустки. Як правильно оформити заміну, яким документом передати право підпису? Відповідь – у мінікурсі

Чи обов’язково повинен бути заступник

Почнемо з керівника. Ідеальний варіант, коли статутом передбачено, що на час відсутності керівника його обов’язки виконує заступник. У такому разі весь обсяг повноважень, визначених статутом для керівника, переходить на час його відпустки до заступника.

Якщо до цієї ідеальної картинки заступник має ще й корпоративний КЕП і може підписувати електронні документи, то відпустка керівника не потребує ніякої додаткової підготовки. У такому разі не потрібно навіть видавати наказ чи інший документ для передачі повноважень, адже все прописано у статуті підприємства.

Якщо ж статут не містить відповідних положень, на час відсутності керівника потрібно передати іншій особі усі повноваження керівника або їх частину.

Оформлюють таку передачу повноважень зазвичай наказом. Повноваження можна передати не лише заступнику, а й будь-кому з працівників підприємства. Певні повноваження можна передати довіреністю навіть третій особі, але оскільки це відбувається нечасто, не будемо зупинятися на цьому.

Хто підписує документи, якщо директор у відпустці

Найбільш проблемним питанням є право підпису електронних документів. Адже якщо у заступника чи іншого працівника, якому делеговано повноваження, немає електронних ключів, то й підписувати електронні документи він не зможе.

Не секрет, що директор часто передає свої ключі головбуху, заступнику чи іншій особі. Але в такому разі слід розуміти, що це не заступник чи головбух вчиняє правочин і підписує документ, а саме керівник. Відповідно, за наслідки таких правочинів і підписаних документів відповідатиме директор.

Чи можна зробити КЕП заступнику чи іншому працівнику?

Так, можна, і про це ми розповідали на сторінках нашої платформи.

Чи може керівник сам у відпустці підписувати документи?

Може, законодавство не містить жодних заборон, і численна судова практика підтверджує це. Але Держпраці, податкові та деякі інші органи час від часу заперечують проти цього, аргументуючи це конституційним правом на відпочинок, яке не передбачає виконання службових обов’язків.

Хто заміняє головбуха

Щодо відпустки головбуха, то в разі, якщо окремим документом не визначено, що на час відпустки головбуха його обов’язки виконує заступник чи інший працівник, потрібно оформити відповідний наказ.

З електронними ключами така сама історія, як і у випадку підпису електронних документів керівника: або робити окремі ключі, або головбух у відпустці продовжуватиме підписувати документи.

Передача ключів не передбачена жодним нормативним документом.

Хто заміняє відповідального за ВО

Наступне питання стосується відпустки особи, відповідальної за ведення військового обліку.

Почнемо з того, що у більшості випадків обов’язки відповідальної особи виконує кадровик чи головбух. Тут слід розуміти: якщо обов’язки головбуха на час відпустки передані іншій особі, автоматичної передачі обов’язків відповідальної особи не відбувається, тож треба в наказі чітко визначати, які саме обов’язки і кому передаються.

Може бути таке, що обов’язки головбуха передані іншому бухгалтеру, а обов’язки з ведення військового обліку передані іншому спеціалісту.

Як призначити «дублера» відповідального за ВО

На думку ТЦК, у наказі про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку, відразу слід призначати особу, яка буде замінювати її на час відсутності. ТЦК таку особу називає дублером, тож ми теж використовуватимемо цей термін.

Призначення дублера разом із призначенням відповідальної особи не передбачене законодавством, це лише побажання ТЦК.

Проте не буде порушенням, якщо дублер буде призначатися наказом кожного разу, коли відповідальна особа через відпустку чи з інших причин не може виконувати свої обов’язки з ведення військового обліку.

Ще однією проблемою є те, що деякі ТЦК хочуть не лише бачити прізвище дублера, а й вимагають, щоб у нього був сертифікат про підвищення кваліфікації, тобто щоб це була повноцінна заміна відповідальній особі.

Законодавство такої жорсткої вимоги не містить і, на нашу думку, слід виходити з конкретних обставин.

Якщо відповідальна особа пішла у відпустку на 2 тижні, цілком можна обійтися без сертифіката у дублера.

Якщо ж це кілька відпусток підряд або тривала відпустка без збереження зарплати, краще не наражатися на претензії та штрафи від ТЦК і організувати підвищення кваліфікації для особи, яка замінює відповідальну особу.

Оплатний нюанс

Виконання додаткових обов’язків повинно відбуватися за згодою працівника, на якого ці додаткові обов’язки покладаються, з відповідною доплатою.

Якщо ж заміщення тимчасово відсутнього працівника вже передбачене посадовою інструкцією, окрема згода працівника та доплата за таке заміщення не потрібні, адже ці обов’язки вже входять до його трудової функції.

Висновки

Повноваження керівника можуть бути передані будь-якому працівнику наказом чи довіреністю. Ідеально, коли статутом передбачено, що на час відсутності керівника його обов’язки виконуватиме заступник.
Передача електронних ключів законодавством не передбачена, тому слід вирішити, чи робити окремі ключі тому, хто заміщуватиме керівника, чи на час невеликої відпустки можна обійтися без електронних підписів, чи підписуватиме документи керівник у відпустці.
Щодо відповідальної особи за ведення військового обліку, то її обов’язки має виконувати дублер, якого можна призначити відразу або тоді, коли це стане необхідним.

Шаблони та зразки документів:

Наказ про делегування повноважень щодо підпису документів з військового обліку

Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку з зазначенням заміни на період тимчасової відсутності

Наказ про виконання обов'язків із ведення військового обліку у разі тимчасової відсутності відповідальної особи

Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку

Наказ про тимчасове виконання обов'язків директора головним бухгалтером

Наказ про виконання обов'язків тимчасово відсутнього головного бухгалтера (відпустка)

Наказ про суміщення посад (часткове виконання обов'язків)

Статті та консультації на тему:

Надання щорічної основної відпустки директору: зразок наказу

Директор у відпустці: чи може він підписувати накази

Як директору піти у відпустку, якщо немає ким замінити