Внутрішнє звіряння: скільки разів, чи потрібно до 01.12 та до 31.12, чим підтвердити

Сьогодні на мінікурсі поговоримо про так зване внутрішнє звіряння. Що звіряти, як організувати і скільки разів на рік проводити – всі основні моменти, про які ви постійно питаєте на вебінарах.

 

Як відбувається внутрішнє звіряння

Внутрішнє звіряння це не нормативне визначення. Так ми для зручності називаємо звіряння даних Списків військово обліку із даними, що містяться у військово-облікових документах працівників. Так, відповідно до п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 підприємства, установи та організації здійснюють:

періодичне звіряння даних списків (не рідше одного разу на рік) персонального військового обліку із відомостями у військово-облікових документах призовників, військовозобов’язаних та резервістів, сформованих засобами Порталу або засобами Порталу Дія на дату звіряння, або із відомостями, що зазначені у військово-облікових документах в паперовій формі.

Інакше кажучи, це спосіб організовано актуалізувати дані в Списках.

Увага! Звіряємо Списки за додатком 5, а не ті, що формуються в Дії.

Під час внутрішнього звіряння перевіряємо:

• наявність і стан військово-облікових документів усіх призовників, військовозобов’язаних і резервістів;
• відповідність даних списків відомостям у військово-облікових документах.

Проводить таке звіряння особа, відповідальна за військовий облік.

 

 

Коли і як часто проводити внутрішнє звіряння

Порядок №1487 зазначає, що звіряння проводять не рідше разу на рік.

Тобто, внутрішнє звіряння слід провести мінімум один раз на рік. Але можна запланувати і кілька разів на рік – це не заборонено. Наприклад, за потреби його можна додатково провести перед формуванням Списків станом на 01.01. Або раз на квартал, якщо вам це потрібно.

Граничного строку, до «коли» слід провести внутрішнє звіряння, Порядок №1487 не встановлює. Однак пам’ятаємо, що внутрішнє звіряння це спосіб «освіжити» дані в Списках. Тому, як правило, його проводять перед звірянням з ТЦК, щоб подавати вже правильні дані.

Уточнимо: звіряння з ТЦК працівників проводять до звіряння з ТЦК підприємства, але не пізніше 1 грудня. Отже, внутрішнє звіряння доцільно провести перед відповідним зовнішнім звірянням, щоб актуалізувати Списки.

До речі, про 1 грудня. Якщо ви пройшли всі звіряння, наприклад, в липні, то ви свій обов’язок виконали. Обов’язково проводити звіряння ще й напередодні 1 грудня – не треба.

 

Як розробити графік внутрішнього звіряння

До речі, про планування. Внутрішнє звіряння здійснюється відповідно до графіка звіряння, затвердженого керівником (п. 45 Порядку № 1487):

45. Звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами здійснюється відповідно до графіка звіряння, затвердженого керівниками відповідних державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій.

Тож зараз вже час запланувати звіряння на 2027 рік.

Форма графіка – довільна. Затвердити його можна наказом керівника.

Якщо у Вас багато призовників, військовозобов’язаних і резервістів, то логічніше планувати звіряння за підрозділами. Але можна планувати і за алфавітом чи військовими званнями.

Доцільно доповнити графік стовпцями із датами звіряння й коміркою для приміток.

Тривалість звіряння не визначена, тож час на проведення звіряння кожен визначає самостійно.

Рекомендуємо ознайомити призовників, військовозобов’язаних і резервістів із графіком під підпис.

 

Дата формування е-ВОД і дата внутрішнього звіряння

Пункт 34 Порядок №1487 встановлює вимогу: якщо звіряємо Список із електронним військово-обліковим документом, то такий документ має бути сформований на дату звіряння.

Отже, під час ознайомлення працівників із графіком доцільно роз’яснити, що в день звіряння працівник має сформувати новий документ в «Резерв +» чи в «Дії».

Зауважте: підпис в графіку підтверджує, що працівник проінформований про обов’язок оновити е-ВОД в день звіряння. Водночас радимо перед звірянням нагадати цей момент працівникам ще раз.

Хоча це прямо і не зазначено, але в день звіряння радимо отримати від працівників роздруківку нового ВОД.

 

Як зафіксувати результати внутрішнього звіряння

 

На думку деяких ТЦК, результати звіряння потрібно оформити актом. Але Порядок №1487 не встановлює такого обов’язку.

На нашу думку, доцільно зафіксувати результати звіряння у самому графіку. Для цього передбачте відповідні графи. Або ж зафіксуйте результати в інший спосіб.

А от в Журнал за додатком 9 запис про проведення внутрішнього звіряння не вносять.

 

Дії після внутрішнього звіряння

Не забудьте: виявлені зміни облікових даних у п’ятиденний строк після звіряння слід внести до Списків військового обліку.

Нагадуємо: на дату звіряння працівники мають оновити військово-облікові документи, а отже, зміниться дата та час їх формування. Зокрема, це треба внести в графу 9 Списків.

Ну і оскільки зміняться реквізити ВОД, то слід отримати нову роздруківку і долучити її до справи.

Якщо ж виявили зміну облікових даних, то подайте до ТЦК працівника додаток 4. Таке повідомлення при зміні облікових даних надсилають щомісяця до 5 числа.

Уточню, що зміна реквізитів військово-облікового документа з «Резерв+» це не зміна облікових даних – про це додаток 4 не подаємо.

 

Висновки

1. Щорічно слід проводити так зване внутрішнє звіряння.
2. Під час нього звіряємо Списки з даними у військово-облікових документах працівників.
3. Електронні ВОД мають бути сформовані на дату проведення звіряння.
4. Саме звіряння проводиться за графіком, затвердженим керівником.
5. Спеціального документа для оформлення результатів звіряння немає.
6. Виявлені зміни слід зафіксувати в Списку та за необхідності подати додаток 4 до ТЦК.