Форма документообігу між роботодавцем та працівником

Якщо ми з вами попередньо не домовились про електронний документообіг (тобто з використанням електронних підписів) або про альтернативний документообіг (Viber, Telegram і тощо), суд тут завжди стане на бік працівника. І він буде бити на те, що за відсутності попередньої згоди сторін трудових правовідносин на обмін офіційними документами засобами електронного зв’язку, такі документи мають подаватися у паперовій формі з оригінальним підписом автора документа. Ну коли з Франції чекають заяв про звільнення, паперових оригіналів, бо у них раніше не було домовленості про Viber, про Telegram і тощо. Ну це на кшталт того, з тих «фішок», які на сьогоднішній момент спостерігаються, останні тенденції.

Далі. Якщо ви обрали для себе звільнення з використанням електронних підписів, що простіше, то зважаємо на такий момент, вам треба буде ознайомити працівника з наказом про звільнення. Вам треба буде ще десь зафіксувати, що він отримав копію наказу. Ознайомлення працівника з наказами (розпорядженням), повідомленнями (мені ж треба у день звільнення ще розписати всю ось ту складову), іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається, увага, з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікацій з накладанням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. При цьому у трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника. Ба більше, у період дії воєнного стану, знову ж таки, сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання, зберігання наказів (розпоряджень) роботодавців, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин і про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем і працівником.

Здійснення комунікації між роботодавцем та працівником

Мінекономіки ще наголошувало, з метою уникнення надалі непорозумінь, які зараз дійсно є. Я нічого не писав, я нічого не отримував. А де моя копія наказу про звільнення, ви мені її ще не прислали з березня, з квітня, з липня і ви мені ще зараз винні величезний середній заробіток. Бо зараз же всі дуже обізнані, всі б’ють зараз на це. Перед початком використання альтернативних способів комунікації зафіксувати факт домовленості про використання в трудових відносинах відповідних засобів електронної комунікації. Тобто перед тим як проводити дистанційне звільнення, я спочатку маю зробити ще одну процедуру. Тобто я до дистанційного звільнення перейду тільки но тоді, коли домовлюсь з працівником. Якщо в мене немає письмового трудового договору, я його колись приймав за заявою про прийняття, був наказ про прийняття. Він мені окремою заявою має визначити чи це буде з використанням КЕПа, яка це буде електронна адреса, найголовніше, що буде свідчити про факт ознайомлення з наказом. Бо він вам може зараз прислати з підписаним КЕПом заяву про звільнення. Ви бачите, підписано, чітко проідентифіковано. Ви формуєте наказ про звільнення. Так само, підписаний КЕПом, відправляєте йому туди. Він його в очі не бачить. Ви вважаєте, що ви з ним припинили всі відносини, бо ви ж не домовились попередньо. Він через кілька місяців повертається з закордону і каже «а я нічого взагалі не бачив, а я наказу про звільнення не бачив, давайте мені середній заробіток, ми з вами ще трудові відносини не розірвали». І звісно кадровик складає наказ, в якому буде прописано, або це він буде підписувати КЕПом, або обмін буде через такий-то номер Viber, або номер через такий-то WhatsApp. Обов’язково, буде в нього можливість роздрукувати чи не буде, вам треба з ним домовитися протягом якого періоду він пропише ознайомлення з наказом і тощо. Звісно, якщо у нас письмовий трудовий договір, ми просто сформуємо додаток до письмового трудового договору.

Приклад обміну інформацією між роботодавцем та працівником

При цьому, дивіться, така ситуація, як це має виглядати в ідеалі. Перед звільненням через Viber мені треба спочатку домовитися з ним, що ми будемо використовувати Viber в подальших обмінах. І от перша заява, яку він мені пришле через Viber, буде заява про те, що він визначить як засіб обміну Viber, такий-то номер, він мені пропише в нього є принтер чи немає, як він буде ознайомлюватися надалі з усіма наказами. І після того, коли я отримав цю заяву по Viber, першу, я йому телефоную, я обов’язково на роздрукованій заяві пропишу, що такого-то числа була телефонна розмова, справжність волевиявлення підтверджено телефонною розмовою. Тобто спочатку на домовленість про Viber стосунки. А якщо у вас працівники постійно працюють дистанційно зараз, постійно закордоном сидять так? Ви ж домовляєтесь у будь-якому разі. Тобто спочатку ми домовляємося про стосунки за Viber, за його заявою, я розумію. Потім я формую конкретний наказ про обмін інформацією з ним по Viber і що обов’язково буде слугувати ознайомленням з наказом. Відправляю наказ йому, про те, що ми з ним домовилися, як сторони трудового договору, про Viber. І тільки но потім, другим етапом, починаю звільнення по Viber. Тому що один з варіантів, який ви бачите на слайді. Якщо я так само не використовую КЕПи, я йому сфотографував наказ, відправив туди і я вже чітко знаю чи він роздрукує, підпише «ознайомлений», сфотографує, перешле мені. Чи в нього немає можливості роздрукувати, я тоді чекаю у Viber підтвердження. І от коли дотримані всі ці процедури, в мене вже не буде голова боліти, я вже не буду думати про те, що через місяць, через два, через три, через пів року і тощо, він повернеться і скаже: «А я нічого не отримував. Ну і що, що я вам заяву по Viber прислав. Ну і що, що ви мене звільнили. Я нічого не отримував, в мене жодних підтверджень немає». Тому для вас найголовніше, це підтвердити факт отримання копії наказу в день звільнення, це підтвердити факт ось цього розрахунку, повідомлення про нараховані й виплачені суми. Якщо у вас є попередні домовленості, якщо у вас чітко все зафіксовано, звісно голова не буде боліти й взагалі за це ви думати не будете. Якщо у вас попередньої домовленості не було, то на жаль ми стикаємося з тим, що на сьогоднішній момент з чим ми стикаємося. Тоді в мене інший варіант, тільки но чекати Новою Поштою з Польщі заяву, чи заяви з закордону.

Маєте професійні питання за темами відео?

Отримайте вичерпні відповіді та роз’яснення експертів Кадрової Платформи №1 у сервісі «Консультації».