У табелі обліку використання робочого часу відзначають відпрацьований і невідпрацьований час працівником. Для відображення явок і неявок працівників у табелі застосовують умовні позначення, що визначені в наказі Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці». Саме ці позначення наведені нижче.
За необхідності роботодавець має право розширювати перелік цих позначок власними, визначивши їх у Положенні про облік робочого часу.
| Умовні позначення | Код | |
| буквений | цифровий | |
| Години роботи, передбачені колдоговором | Р | 01 |
| Години роботи працівників, яким установлено неповний робочий день (тиждень) відповідно до законодавства | РС | 02 |
| Вечірні години роботи | ВЧ | 03 |
| Нічні години роботи | РН | 04 |
| Надурочні години роботи | НУ | 05 |
| Години роботи у вихідні та святкові дні | РВ | 06 |
| Відрядження | ВД | 07 |
| Основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону про відпустки) | В | 08 |
| Щорічна додаткова відпустка (ст. 7, 8 Закону про відпустки) | Д | 09 |
| Додаткова відпустка, передбачена ст. 20, 21, 30 Закону України від 28.02.91 р. № 796-XII «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» | Ч | 10 |
| Творча відпустка (ст. 16 Закону про відпустки) | ТВ | 11 |
| Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст. 13, 14, 15, 151 Закону про відпустки) | Н | 12 |
| Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закону про відпустки) | НБ | 13 |
| Додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку (ст. 25, крім п. 3, 12, 13, 17 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
| Додаткова оплачувана відпустка працівникам, що мають дітей (ст. 19 Закону про відпустки) | ДО | 15 |
| Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (ст. 17 Закону про відпустки) і відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону про відпустки) | ВП | 16 |
| Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку (п. 3 ст. 25 Закону про відпустки) | ДД | 17 |
| Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) | НА | 18 |
| Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт) | БЗ | 19 |
| Неявки у зв’язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день (тиждень) | НД | 20 |
| Неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання | НП | 21 |
| Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо) | ІН | 22 |
| Простій | П | 23 |
| Прогули | ПР | 24 |
| Масові невиходи на роботу (страйки) | С | 25 |
| Оплачувана тимчасова непрацездатність | ТН | 26 |
| Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою тощо, що підтверджено довідками лікувальних закладів) | НН | 27 |
| Неявка з нез’ясованих причин | НЗ | 28 |
| Інші види неявок, передбачені колективними договорами, угодами | ІВ | 29 |
| Інші причини неявок | І | 30 |
