Відповідальність за невідправлені скан-копії трудових книжок працівників

Добрий день! Підкажіть будь-ласка, виявилось, що на підприємстві досі не підтягнуті скан-копії трудових книжок працівників до ПФУ. Чи передбачена за це відповідальність? І яким чином підтягнути роботодавцю сканкопії ТК?
В подальшому чи повинен роботодавець підтягувати до ПФУ якісь сканкопії для заповнення ТК?

ОК

Олеся, консультант

експерт

17.10.2024 | 17:19

Очікує відповідь

Сканкопії документів про стаж на вебпортал ПФУ подають страхувальник (роботодавець) або застрахована особа (працівник) згідно п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX№ 1217 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».

Обов’язку для роботодавця виконувати цю роботу Закон № 1217 не встановлює. Тому і відсутня відповідальність за відмову подати сканкопію трудової книжки працівника на вебпортал ПФУ. Наразі роботодавець не зберігає трудових книжок, тому Ви лише можете запропонувати працівникам передати сканкопію трудової книжки, адже це в їх інтересах, щоб відображався повний страховий стаж і щоб вони отримували виплати в повному об’ємі за видами соціального страхування. Якщо працівники можуть самостійно зайти на вебпортал ПФУ та передати сканкопії документів, можете допомогти підготувати скани трудової та роз’яснити процедуру її завантаження на вебпортал ПФУ, а якщо працівники не можуть самостійно зайти на вебпортал ПФУ, то можете передати сканкопії їх трудових книжок, як страхувальник.

Повторно передавати сканкопії не потрібно, якщо трудову книжку вже відсканували і передали.

Наразі облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі, трудові книжки не беремо на зберігання, лише на вимогу працівників вносимо записи згідно ст. 48 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n314.

Роботодавець може наповнювати електронну трудову книжку, подати відомості до ПФУ про працівника, або у вигляді хml-файлу додавши скан відповідного наказу або через конопку «Додати запис» і також додати скан-копію наказу. Третій варіант, таку інформацію подасть бухгалтерія через об’єднану бухгалтерську звітність.

Докладний відеокурс - https://kadroland.com/events/1105/2928

Коли приймаєте нових працівників, запитайте, чи відскановані їх трудові книжки, якщо ні, то допоможіть відсканувати документи, узгодьте, хто передаватиме скани — ви чи працівник.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

Отримайте відповідь від 15 хвилин!

Послуга Особистий консультант доступна лише передплатникам пакетів Професіонал, Преміум, Преміум ПРО.
Приєднуйтесь до передплатників і отримуйте експертну підтримку в будь-який час!

Оформити передплату