Правила ведення внутрішнього опису документів у кадрових справах

Можна первинно оформити внутрішній опис особової справи на комп’ютері — зазначте документи, які долучаєте до особової справи прийнятого працівника, роздрукуйте опис, а надалі вносьте інформацію від руки.

Вимоги до складання внутрішнього опису документів особової справи визначені п. 6 гл. 2 розд. VІ Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n641. зазначайте про новий документ, що додаватимете до справи. Робіть підсумковий запис (кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів опису) після звільнення працівника й експертизи цінності документів справи. У підсумковому записі зазначайте цифрами та літерами кількість фактично включених до особової справи документів, а не кількість записів (порядкових номерів), зроблених під час ведення особової справи. Якщо документів багато, внутрішній опис може містити кілька аркушів. У підсумковому записі вкажіть цифрами та літерами загальну кількість аркушів опису. Проставляйте підпис і дату опису після того, як оформите підсумковий запис.

Якщо не залишилось місця на аркуші, доповніть внутрішній опис особової справи аркушем, що містить графи, аналогічні тим, що має раніше вміщений опис. Нумерація переліку документів особової справи є валовою, тобто на наступних аркушах вона продовжується. Наприклад, якщо попередній аркуш внутрішнього опису закінчено порядковим номером 20, то порядковий номер першого запису на наступному аркуші буде 21.

Раді допомогти, звертайтесь ще!