Чи можна змінити нумерацію кадрових документів у 2025 році

Зміна формату нумерації кадрових документів на початку нового року є правомірною, врегулюйте дане питання в інструкції з діловодства.

В кадровій роботі розрізняють як мінімум 2 групи наказів: накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 років) та накази з питань тимчасового строку зберігання (5 років). Отже, для кожної такої групи наказів ведеться окрема нумерація. Накази реєструють в межах року, при чому з метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється установою/підприємством п. 5 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text

Залежно від того, до якої групи належать накази, вони мають реєструватися у своїй реєстраційній формі.

Реєстрацію наказів ведуть у межах діловодного року, тому з початку року нумерація має розпочинатися з № 1. Тобто кожен вид наказу має свою окрему нумерацію і нумерація наказів кожного року розпочинається наново. Реєстраційний номер наказу складається, як правило, з цифри із доданням індексу, який позначає, до якого виду належить кадровий наказ і який строк його зберігання (тимчасове чи тривале). Відповідно накази реєструються в різних журналах залежно від буквеного індексу.

Порядок реєстрації наказів та буквені індекси визначаються в інструкції з діловодства підприємства.

Держархів рекомендує використовувати такі індекси: для наказів з кадрових питань тривалого зберігання ─ «к/тр», а тимчасового ─ «к/тм». Але підприємство вправі самостійно визначити нумерацію в інструкції з діловодства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!