Вимоги до розподілу кадрових документів: порушення та наслідки

Це не порушення, якщо такий розподіл унормований в інструкції з діловодства, але Вам обовʼязково потрібно ще розділяти кадрові накази на тривалого та тимчасового зберігання і реєструвати їх окремо.

Порядок реєстрації наказів та буквені індекси визначаються в інструкції з діловодства підприємства. Держархів рекомендує використовувати такі індекси: для наказів з кадрових питань тривалого зберігання ─ «к/тр», а тимчасового ─ «к/тм», але можуть вводитися й окремі буквені індекси для наказів про відпустки чи про відрядження чи про встановлення надбавок і доплат, про прийняття/звільнення тощо (якщо їх кількість — значна). Якщо вводите індекс свій індекс ОС, можна, але розділяйте накази на тривалого та тимчасового зберігання і реєструвати їх окремо.

До кадрових наказів тривалого строку зберігання відносять накази про прийняття, звільнення, переведення, про оплату праці, матдопомогу, про надання відпусток без збереження зарплати, для догляду за дитиною до 3 років, залучення до роботи у вихідний тощо.

До кадрових наказів тимчасового строку зберігання відносять накази про надання щорічних відпусток, навчальних, соцвідпусток на дітей, короткострокові відрядження тощо.

Розподіл наказів за видами ґрунтується на статті 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text.

Раді допомогти, звертайтесь ще!