Можливі обидва варіанти табелювання – для скорочення це немає значення.

Ви можете як продовжувати табелювати працівника «НЗ», так і одразу проставляти код «І» – в останньому випадку Ви просто одразу визнаєте причину відсутності працівника поважною й у такому разі від працівника не потрібно буде витребувати пояснення щодо його відсутності на роботі (нормативні акти це не забороняють – просто у такому випадку Ви не зможете звільнити працівника за прогул без поважних причин, оскільки вже визнали причину відсутності поважною).

Для звільнення за скороченням штату чи чисельності працівників за п. 1 ст. 40 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n231) варіант табелювання «НЗ» чи «І» немає значення – для правомірного звільнення Вам необхідно лише попередити працівника про звільнення не пізніше, аніж за два місяці (у Вашому випадку це можна зробити через електронну пошту чи месенджери), а також виплатити вихідну допомогу у розмірі середнього місячного заробітку (за Ваших обставин - у розмірі посадового окладу на день звільнення) згідно з вимогами ст. 44 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n299).

Раді допомогти, звертайтесь ще!