Завірка ксерокопій документів: хто, як та коли це робити

1) Так, треба.

2) Працівник кадрової служби.

3) Так, це правильне завірення копії.

1) Відповідно до п. 2 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n502), за загальним правилом діловодства до будь-якої справи (тобто і особистої також) вміщують оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку. Отже, усі копії документів мають бути засвідчені (приміром, копія паспорта, ідентифікаційного коду, диплому тощо), а оригінали документів (наприклад, автобіографію працівника) засвідчувати не потрібно.

Також згідно з п. 8 гл. 11 розд. II вищезгаданих Правил № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n237) копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку (тож якщо вона не буде засвідчена, в ній немає жодного сенсу).

2) Завіряє копії або керівник підприємства, або уповноважена ним особа – та, у посадовій інструкції якої прописана відповідна функція або ж покладена окремим наказом (як правило, такою особою є працівник кадрової служби).

3) Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.

Раді допомогти, звертайтесь ще!