Чи потрібен журнал обліку наказів у паперовому вигляді

Журнал реєстрації наказів повинен бути, проте в якому вигляді його вести у паперовому чи іншому вигляді приймає рішення роботодавець в інструкції з діловодства підприємства.

Ураховуючи, що накази з кадрових питань тривалого строку зберігання належать до категорії соціально значущих документів, а організація повинна забезпечити умови для тривалого зберігання таких документів, у тому числі щодо відомостей для інформаційно-пошукової роботи з наказами, то вести реєстрацію наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання в електронній формі (за допомогою програм Word, Excel тощо) не рекомендується. Адже у цьому разі висока ймовірність втрати важливої облікової інформації внаслідок можливих збоїв в роботі комп’ютерного обладнання.

А тому, якщо реєстрація наказів провадилась в електронній формі, то по закінченні календарного (діловодного) року електронний журнал реєстрації має бути роздрукований, а сторінки надійно скріплено (шляхом прошивання).

Електронний журнал реєстрації кадрових наказів тимчасового строку зберігання (5 років) роздруковувати не обов’язково. Цей журнал зберігають в електронному вигляді не менше п’яти років (як і журнал із паперовим носієм), а потім знищують за актом, форму якого подано в додатку 15 до Правил № 1000/5.

Раді допомогти, звертайтесь ще!