Введення нових документів та реєстрація наказів серед року

Формувати всі зазначені накази в одну справу не є порушенням, оскільки вони належать до одного виду наказів — накази з кадрових питань тривалого строку зберігання. Тому радимо до кінця року залишити все, як є. А в номенклатурі справ на наступний рік можете розділити їх на окремі справи.

І радимо найближчим часом розробити та затвердити Інструкцію з діловодства.

Інструкція з діловодства - обов’язковий нормативний акт, що регламентує зміст та організацію виконання процесів з діловодства установи (п. 2 Загальних положень Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n17 ).

Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:

· вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;

· групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ та судових справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення), особових справ (формуються протягом періоду роботи особи в цій установі), документів виборчих органів та їх постійних комісій, депутатських груп (формуються за період їх скликання), документів навчальних закладів, що характеризують навчально-виховний процес (формуються за навчальний рік), документів театрів, що характеризують сценічну діяльність (формуються за театральний сезон), справ фільмів, рукописів, історій хвороб;

· вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів;

· не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;

· до справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;

· окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання;

· за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки) (п. 2 глю 2 розд. IV Правил).

Раді допомогти, звертайтесь ще!