Як правильно скласти номенклатуру справ з кадрового діловодства

Номенклатуру справ розробляється і оформялється за Правилами № 1000/5. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text

Щоб визначити строки зберігання документів використовуємо Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5), типові чи примірні номенклатури справ, протоколи експертної комісії (далі — ЕК) установи.

Номенклатура справ структурного підрозділу, в тому числі й відділу кадрів, складається за уніфікованою формою, наведеною в додатку 11 до Правил 1000/5.https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n1435

Номенклатуру справ на наступний рік кожен структурний підрозділ, зокрема й відділ кадрів, має розробити до 15 листопада поточного року.

Підготовку проєкту номенклатури справ відділу кадрів, зазвичай, здійснює відповідальний працівник цього відділу, із залученням інших спеціалістів. Методичну допомогу в підготовці й оформленні номенклатури справ їм надають працівники служби діловодства. Відповідальність за підготовку номенклатури справ відділу кадрів несе керівник відділу.

Номенклатура справ відділу кадрів підписується керівником відділу та візується керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів).

Уніфікована форма номенклатури справ підрозділу передбачає 5 граф:

Індекс справи - складається з індексу структурного підрозділу підприємства (згідно зі штатним розписом) і порядкового номера справи, наприклад: 05–03, де 05 — індекс відділу кадрів; 03 — номер справи відповідно до порядку нумерації в межах розділу. Наприклад: «05-03. Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання».
Заголовок справи (тому, частини) - Формулювання заголовків пропонуємо звіряти з Переліком № 578/5. Розміщення заголовків справ у номенклатурі має відповідати ступеню важливості питань.

Як правило, першою розміщують групу справ, що включає документи органів вищого рівня (укази, постанови, накази, доручення). Наприклад: «05-01. Нормативно-правові акти Президента України, державних органів та органів місцевого самоврядування, що стосуються роботи з кадрами».

Далі — група організаційно-розпорядчої документації. Наприклад: «05-02.Накази з основної діяльності (копії)».

Потім розміщуються організаційні документи, що відносяться до діяльності структурного підрозділу. Наприклад: «05-09. Положення про відділ кадрів (копія), посадові інструкції працівників відділу (копії)».

За ними зазначається планово-звітна документація. Наприклад: «05-15. Річний план роботи з військового обліку».

Після цього зазначається група справ, яка починається зі слова «документи». Після терміну «документи» в дужках обов'язково наводяться основні види документів, що знаходяться у справі. Наприклад: «05-16. Документи (довідки, звіти, відомості) про зайнятість і працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню, працевлаштування осіб з інвалідністю». У цій групі справ рекомендуємо розміщувати особові справи та картки працівників, трудові книжки.

Наступна — група справ, яка починається зі слова «листування». У цій групі першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня, потім — листування з іншими установами. Наприклад: «05-41. Листування про підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації працівників».

Завершують номенклатуру обліково-довідкові види документів (книги, журнали, картотеки, реєстри) та власне номенклатура справ. Приклади: «05-41. Журнал реєстрації наказів із кадрових питань тривалого строку зберігання», «05-48. Журнал обліку особових справ», «05-74. Номенклатура справ відділу кадрів».

Кількість справ (томів, частин) - Заповнюють із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у минулому діловодному році. Ці дані відображають також у підсумковому записі, який обов’язково оформлюють після закінчення діловодного року.

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком -Основні розділи Переліку 578/5, які важливі для визначення строків зберігання справ у номенклатурі справ відділу кадрів, це: «Розділ I. Документи, що створюються в управлінській діяльності», «Розділ 5. Трудові відносини», «Розділ 6. Робота з кадрами».

Примітка - Робляться позначки про перехідні справи; про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Номенклатура справ має охоплювати всю документацію структурного підрозділу, у тому числі, внутрішню документацію й одержувану ззовні. До номенклатури справ включаються, як правило, оригінали документів

Раді допомогти, звертайтесь ще!