Чи потрібно вести реєстрацію заяв у кадровому обліку

1. Рекомендуємо реєструвати.

Хоч прямої норми законодавством щодо реєстрації заяв працівників не передбачено, окрім заяв працівників до комісії по трудових спорах (ст. 225 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n1195), в п. 1 гл.3 розд.ІІІ Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n319 зазначено, що реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації і полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою установою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.

Місце реєстрації окремих груп документів (накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу), договори, звіти, прейскуранти, заяви працівників тощо) визначається в інструкції з діловодства установи (п. 4 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5).

Також ст. 122 Переліку № 578/5 передбачено строк зберігання реєстраційні журналів, карток, електронних баз даних вхідних, вихідних та внутрішніх (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів 3 роки, що вказує на необхідність реєстрації заяв працівників.

2. Під час реєстрації документів окремо реєструються (п.2 гл. 3 розд. ІІІ Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n319):

-документи реєструються за документопотоками (вхідні, вихідні, внутрішні);

- документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів, а також окремо реєструються:

-розпорядчі документи з основних питань діяльності установи;
-розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань;
-розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання).

Раді допомогти, звертайтесь ще!