Необхідні документи для опису кадрових справ на затвердження

Порядок формування зазначених описів наведено у пункті 1 глави 3 розділу VII та пункті 1 глави 4 розділу VII Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n4

НАКАЗ НАДС від 05.04.2024 № 62-24 «Про затвердження Типового порядку ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування та форми Особової картки» набере чинності разом із Законом від 02 травня 2023 року № 3077-IХ «Про службу в органах місцевого самоврядування» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0580-24#n4

Відповідно до роз’яснення НАДС від 09.06.2017 № 5263/13-17 на сьогодні потрібно користуватися Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/731-98-%D0%BF#Text

Згідно розділу І Порядку № 731 в особовій справі повинні міститися такі документи:

1) особова картка (форма П-2ДС) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4х6 сантиметрів;

2) копії документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації;

2-1) медична довідка про стан здоров’я за формою, затвердженою МОЗ, щодо перебування особи на обліку в психоневрологічних або наркологічних закладах охорони здоров’я (у разі проходження особою спеціальної перевірки);

3) декларація про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру;

4) підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов'язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;

5) довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

6) біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби);

7) погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів;

8) довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву);

9) направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів, які навчалися за кошти державного бюджету);

10) заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);

11) заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);

12) заява щодо призначення на відповідну посаду;

13) письмова згода на проведення спеціальної перевірки (у разі необхідності її проведення);

14) інформація про наявність корпоративних прав;

15) довідка про результати спеціальної перевірки (у разі необхідності її проведення) або копія такої довідки, якщо спеціальна перевірка проводилася раніше;

16) інформація про працюючих у зазначеному органі близьких осіб.

зділ 1 доповнено пунктом 16 згідно з Постановою КМ № 1432 від 08.12.2009}

Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додаються:

1) наказ, розпорядження про призначення на посаду;

2) копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

3) текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);

4) копії документів про надані пільги;

5) копія паспорта;

6) копія військового квитка (для військовозобов'язаних);

7) опис документів особової справи.

Вимоги до складання внутрішнього опису документів особової справи:

складається на окремому аркуші за типовою формою https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n1458 ;

документи зазначаються в порядку їх розміщення в справі (кожен документ окремим пунктом);

якщо документ буде вилучено з особової справи, замінено оригінал копією чи навпаки заповнюється графа «Примітка»;

після звільнення працівника й експертизи цінності документів справи робиться підсумковий запис (кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів опису). У підсумковому записі цифрами та літерами проставляється кількість фактично включених до особової справи документів, а не кількість записів (порядкових номерів), зроблених під час ведення особової справи. Якщо документів багато, внутрішній опис може містити кілька аркушів. У підсумковому записі вкажіть цифрами та літерами загальну кількість аркушів опису;

проставляйте підпис і дату опису після того, як оформите підсумковий запис.

Форма Опису справ тривалого строку зберігання наведена у додатку 21 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n1456

Порядок складання цього опису наведено у пункт 1 глави 3 розділу VII https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n747

Раді допомогти, звертайтесь ще!