Використання витягів з Дії при формуванні особової справи

1. Так, можна.

Сучасне законодавство України повністю підтримує використання електронних документів з застосунку Дія при працевлаштуванні, надаючи їм таку ж юридичну силу, як і паперовим оригіналам.

Правова основа для використання електронних документів закріплена у частині 1 статті 14-1 Закону України від 15.04.2025 №5492-VI «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/5492-17#n1085. Згідно з цим законом, електронні копії е-паспорта та е-паспорта для виїзду за кордон мають таку ж юридичну силу, як і їх паперові аналоги. Це означає, що роботодавець може приймати ці документи для оформлення трудових відносин без жодних застережень.

Важливо розуміти, що не тільки паспортні документи, але й інші необхідні для працевлаштування документи, доступні в застосунку Дія, мають повну юридичну силу. Це стосується дипломів про освіту, різноманітних професійних сертифікатів та інших документів, які можуть знадобитися при прийомі на роботу. Всі ці електронні версії документів є повноцінною заміною паперових оригіналів.

2.Завіряти документи потрібно.

Згідно з п. 8 гл. 11 розд. II Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку (тож якщо вона не буде засвідчена, в ній немає жодного сенсу). Напис про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії.

Завіряє копії або керівник підприємства, або уповноважена ним особа – та особа, у посадовій інструкції якої прописана відповідна функція або ж такий обов’язок може покладатися окремим наказом (як правило, такою особою є працівник кадрової служби).

Раді допомогти, звертайтесь ще!