Оновлення контактних даних працівників: чи потрібен наказ

Ні, якщо контактні дані не змінювались.

Відповідно до ч. 3 ст. 7 Закону № 2136 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20/conv#n27 кожна із сторін трудового договору зобов’язана постійно (у тому числі під час призупинення дії трудового договору) забезпечувати можливість комунікації з нею та невідкладно (у строк не більше 10 календарних днів) інформувати іншу сторону трудового договору про зміну своїх контактних даних, зокрема адреси місцезнаходження (місця проживання), адреси електронної пошти (за наявності), номерів телефону тощо. Виконання цього обов’язку забезпечується:
роботодавцем - шляхом внесення відповідних змін до відомостей про нього, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;
роботодавцем - фізичною особою, яка не є підприємцем, - шляхом надсилання інформації на адресу місцезнаходження (місця проживання), адресу електронної пошти та/або за номером телефону працівника;
працівником - шляхом надсилання інформації на адресу місцезнаходження роботодавця або адресу електронної пошти роботодавця, зазначені в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань. У разі відсутності у працівника можливості надіслати інформацію засобами поштового зв’язку та/або технічними засобами електронних комунікацій роботодавець може бути повідомлений з використанням засобів телефонного зв’язку шляхом надсилання текстового повідомлення на офіційний номер телефону роботодавця.

Для інформування працівників про такий обов'язок Ви можете оформити повідомлення в довільній формі (Повідомлення про необхідність інформування щодо зміни контактних даних (Закон №4412-ІХ)) або ж внести відповідні зміни до Правила внутрішнього трудового розпорядку та відповідно ознайомити всіх працівників під підпис (Правила внутрішнього трудового розпорядку на 2025 рік) (п. 2.14.).

Раді допомогти, звертайтесь ще!