Як правильно ініціювати звіряння з ТЦК працівників

Слід самостійно надіслати до відповідного ТЦК та СП лист із проханням провести звіряння та додати до нього витяг зі списків персонального військового обліку у двох примірниках.

Для такого звіряння не потрібно подавати весь список. Достатньо зробити витяги зі списків у двох примірниках і направити (поштою) їх до усіх ТЦК, де стоять на обліку ваші працівники. До витягів також долучіть копії військово-облікових документів.

Після звіряння один примірник витягу з відміткою «Звірено» повинен повернутися до підприємства. Утім, на практиці часто-густо ТЦК не повертає витяг зі списку. У такому випадку доцільно направити лист до ТЦК, нагадуючи про необхідність повернення звіреного витягу. Якщо витяг так і не повернеться, не слід панікувати – головне, щоб у вас були докази направлення витягів зі списків, тому радимо направляти їх з описом вкладення!

Результати звіряння знову ж таки заносимо до Журналу обліку результатів перевірок.

Додаток 12 не направляємо.

Потрібно завіряти копії та роздруків ВОД при надсиланні їх для звіряння з ТЦК:

- Коли йдеться про електронний ВОД і його роздруківку, то засвідчувати таку роздруківку не потрібно.

- Коли йдеться про паперовий ВОД старого зразка, то обов’язку його засвідчувати Порядок №1487 не передбачає. Водночас копії паперових ВОД повинні бути завірені відповідно до вимог, встановлених Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5) та ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» від 01.07.2020 № 144. Затверджені наказом Державного підприємства «Український науководослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01.07.2020 № 144 (далі – ДСТУ 4163:2020).

Так, напис про засвідчення копії документа складається з таких реквізитів (п. 8 гл. 11 розд. IІ Правил № 1000/5, п. 5.26 ДСТУ 4163:2020):

слів «Згідно з оригіналом»;

найменування посади особи, яка засвідчує копію;

особистого підпису особи, яка засвідчує копію;

її власного імені та прізвища;

дати засвідчення копії.

Проставляється відмітка про засвідчення копії нижче реквізиту документа «Підпис», на лицьовому боці останнього аркуша копії документа.

Наприклад:

Згідно з оригіналом

Начальник відділу кадрів

Підпис

Вікторія СТЕПАНЧУК

02.07.2025

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) підприємства (за наявності).

Отже, підприємству необхідно скласти супровідний лист Супровідний лист про направлення для звіряння даних списків персонального військового обліку
у довільній формі на адресу ТЦК, з яким проводиться звіряння. А до цього листа додати:

витяг зі Списків персонального військового обліку у двох примірниках;
копії військово-облікових документів працівників.

Раді допомогти, звертайтесь ще!