Чи потрібно оновлювати номенклатуру документів через зміни обліку

Так, ви можете відкоригувати номенклатуру навіть посеред року у зв’язку зі змінами у законодавстві.

Якщо у вас на підприємстві списки зберігаються в окремих номенклатурних нарядах, відповідно маєте 4 номенклатурні індекси, а хочете зробити одну номенклатурну папку ( в якій будете зберігати усі списки ВО), не потрібно заново передруковувати номенклатуру, і навіть не обов’язково видавати наказ про внесення змін.

Достатньо доповнити пусті графи (залишені у номенклатурі) необхідними номенклатурними справами. Тобто ви може можна просто написати нову назву номенклатурну - загальну для усіх груп списків: наприклад - Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів та копії військо-облікових документів (військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу, військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу, призовників, військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок), вказавши всі статті Переліку 578.

Старі номенклатурні назви – кресліть прямо в номенклатурі ручкою

Згідно з пунктом 19 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n438, протягом року структурні підрозділи забезпечують ведення номенклатур справ, зокрема за необхідності вносять до них за погодженням зі службою діловодства та архівом (посадовою особою, відповідальною за архів) нові справи, не передбачені чинною номенклатурою справ, застосовуючи при цьому резервні номери наприкінці номенклатури. Правила № 1000/5 не передбачають обов’язкового видання окремого наказу чи повного передруку номенклатури справ у середині року.

Раді допомогти, звертайтесь ще!