Мобілізація директора: які документи потрібно оформити ТОВ

Розглянемо Ваші запитання.

1. Наказ про увільнення. Тут на перше місце виходять гарантії, передбачені ч. 3 ст. 119 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n709. Саме нею встановлений обов’язок роботодавця за працівниками, призваними на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, зберігати місце роботи та посаду до закінчення особливого періоду або до дня фактичного звільнення працівника з військової служби.

При цьому у протистоянні відпуска без збереження зарплати — трудові гарантії ч. 3 ст. 119 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n709 пріоритет слід віддавати саме останнім. Тобто, відпустка без збереження зарплати переривається й починають працювати ч. 3 ст. 119 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n709.

При цьому директор видає наказ про увільнення себе від роботи на час проходження військової служби. Підстава: наявністі відповідних підтвердних документів, які підтверджують початок військової служби. При цьому дата увільнення від роботи повинна відповідати даті призову на військову службу, зазначеній у підтвердному документі.

2. Передання обовʼязків директора. Треба передати директорські обов’язки третій особі: заступнику, іншому працівнику, сторонній для юрособи особі. При цьому все залежить від статуту юрособи, даних у ЄД можливостей (доступу до директора, учасників (власників) юрособи (та їх наявності), наявності інших працівників у юрособи, наявності заступника у директора):

1) статутом передбачено особу (окрім директора), яка може діяти від імені юрособи без довіреності. У цьому випадку замість директора діятиме саме така особа. Це може бути, наприклад, заступник. Зверніть увагу на наступні моменти.

По-перше, відомості про таку особу бажано внести до ЄДР (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону № 755 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/755-15#n160 ).

По-друге, як правило, у такої особи вже при прийнятті на роботу обумовлено включення до переліку його трудових обов’язків виконання функцій керівника підприємства на період тимчасової відсутності останнього. Якщо ні, то видаємо окремий наказ про покладення виконання обов’язків директора на іншого працівника з виплатою різниці в окладах (за його згодою).

Для внесення до ЄДР даних про особу, яка може діяти від імені юрособи без довіреності, звертаємося до держреєстратора (як правило, через ЦНАП) або нотаріуса (який уповноважений здійснювати держреєстраційні дії щодо юросіб). Необхідно надати:

— заяву за формою 2 (затверджена наказом Мін’юсту від 18.11.2016 № 3268/5, можна завантажити за посиланням: minjust.gov.ua/m/formi-zayav-u-sferi-derjavnoi-reestratsii-yuridichnih-osib-fizichnih-osib-pidpriemtsiv-ta-gromadskih-formuvan-9981). Зауважте: заяву підписує директор;

— рішення загальних зборів, у якому зазначено про призначення особи, яка може діяти без довіреності (оригінал або копія). Підписи на рішенні посвідчуються нотаріально (п. 6 ч. 1 ст. 15 Закону № 755 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/755-15#n476 );

— нотаріально посвідчену довіреність (якщо документи подаватиме не директор) (оригінал або копія). Вимога про нотаріальне посвідчення передбачена у ч. 7 ст. 6, ч. 2 ст. 14 Закону № 755 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/755-15#n467 );

— квитанцію про сплату адмінзбору (0,3 прожитмінімуму для працездатних осіб (прожитмінімум станом на 1 січня поточного року округлюється до найближчих 10 грн), у 2025 році — 910 грн). Увага! Якщо запис до ЄДР вноситиме нотаріус, то до адмінзбору додасться ще і його винагорода.

Також пакет документів можна надіслати поштою. У такому випадку на заяві підписи мають бути посвідчені нотаріально (п. 5 ч. 1 ст. 15 Закону № 755 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/755-15#n476);

2) у статуті не передбачено особу, яка може діяти без довіреності, однак у директора є право передавати свої повноваження іншим. Тоді оформлення відбувається через:

— наказ про покладення виконання обов’язків директора на іншого працівника з виплатою різниці в окладах. Увага! Має бути згода працівника-замісника. Дія наказу (що очевидно) поширюється тільки на працівників. Щодо представників-непрацівників (до них у більшості випадків належать і учасники/власники юрособи) цей документ не працюватиме;

— довіреність від імені юрособи на виконання окремих дій, що входять до кола повноважень директора. Довіреною особою можна зазначити як працівника юрособи, так і непрацівника Однак зауважте:

а) за довіреністю можна лише представляти інтереси юрособи перед третіми особами. Але цей документ не підійде, якщо, наприклад, йдеться про трудові відносини з працівниками або про інші внутрішні питання підприємства;

б) якщо юрособі необхідно буде укласти договір, який підлягає нотаріальному посвідченню, то і довіреність має бути нотаріально посвідченою (ч. 1 ст. 245 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n1345 );

в) якщо видається довіреність сторонній особі — непрацівнику, то на практиці можуть виникати проблеми з оформленням електронного підпису. Іноді представники надавачів електронних довірчих послуг вимагають, щоб стороння особа була внесена до ЄДР, хоча це не обов’язково. До того ж згідно з п. 19.2 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n824 представником платника є, зокрема, той, хто діє на підставі довіреності.

І у першому випадку (особа, яка може діяти без довіреності, поряд з директором), і у другому (директор передає свої повноваження іншій особі) не забуваємо про оформлення електронного підпису. Слід вчинити такі дії:

— звернутися до надавача електронних довірчих послуг (раніше називалися АЦСК);

— подати до податкової «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису» (форма J1391104). У повідомленні зазначають тип делегованого підпису — «Директор» (ЗІР, 129.03);

— надати право входу до кабінету страхувальника на порталі ПФУ. Для цього обираємо в цьому кабінеті пункт мені «Користувачі кабінету страхувальника». Далі, при підписуванні заяви-розрахунку фахівці ПФУ рекомендують додати до нього копію наказу на «замінника»;

3) у статуті не передбачено право директора передавати повноваження. У такому випадку питання врегульовується загальними зборами. Це може бути внесення до ЄДР даних щодо особи, яка може представляти юрособу без довіреності або оформлення усього так, як ми зазначили у п. 2. З точки зору трудового законодавства, — це може бути тимчасовий виконувач обов’язків — працівник (не забуваємо, з відповідним наказом ознайомлюємо замісника під підпис, також варто отримати від нього згоду). Також можна взяти нового працівника, оформивши з ним строковий трудовий договір на період відсутності основного працівника (тобто директора).

Раді допомогти, звертайтесь ще!