Зберігання листів-запрошень та кошторисів на відрядження: терміни

1) Лист-запрошення дійсно може бути підставою для видання наказу про направлення у відрядження, про що має бути зазначено у «Підставі» під текстом наказу. Втім документи (листи, заяви, довідки, доповідні записки тощо), що є підставою для видання наказу, ніколи у справу разом з наказом не підшиваються, бо вони не є додатком до наказу.

Для зберігання службових листів у номенклатурі справ юрособи має бути передбачена окрема справа або навіть кілька справ орієнтовно з таким заголовком «Листування товариства з питань _________». Справи з таким листуванням зазвичай мають строк зберігання 3 роки (після їх завершення у діловодстві).

2) Кошториси на службові відрядження належать саме до адміністративно-господарських витрат, тому для визначення строку їх зберігання застосовується стаття 194 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14, згідно з якою такі кошториси мають зберігатися 5 років.

Раді допомогти, звертайтесь ще!