Зберігання документів в особовій справі: рекомендації та нюанси
1) Інформаційний лист для працівника при прийнятті на роботу - чи можна його зберігати в особовій справі? Якщо ні - то де саме і як його зберігати
2) розписка про ознайомлення з посадовою інструкцією, правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором - чи можна його зберігати в особовій справі? Якщо ні - то де саме і як його зберігати
3) Особовий листок з обліку кадрів - чи можливо його надрукувати і дати на підпис співробітнику чи тільки співробітник особисно від руки його заповнює? В шаблонах документів він дуже схожий на особову картку П2. Чи потрібно вести додатково картку П2 чи достатньо особового листка з обліку кадрів?
Розглянемо відповіді на Ваші запитання.
1. Ні, не потрібно зберігати в особовій справі інформаційний лист про умови трудового договору, тому що такого документа не передбачено переліком документів особової справи. Формуйте для них окрему справу, рекомендовано строк зберігання - 75 років, тому що інформаційним листом ознайомлюємо з основними умовами трудового договору.
2. Ні, не передбачено, не можна зберігати в особовій справі. Аркуш ознайомлення зберігайте разом з документом, з яким ознайомлюють працівників. Аркуші ознайомлення з ПВТР, разом із ПВТР, наприкла, аркуш ознайомлення з посадовою інструкцією бухгалтера, разом з цією посадовою інструкцією.
3. Можна друкувати особовий листок з обліку кадрів, жодної заборони немає, її має заповнити (надрукувати працівник), адже в ній наводить відомості про себе до прийняття на роботу. Щодо особової карти П-2, вона наразі не є обовʼязковим документом, але багато підприємств і досі продовжують її вести, адже кадровий облік має бути, а цей документ дійсно фіксує кадровий облік, щодо прийняття, переведення звільнення, обліку відпусток, підвищення кваліфікації тощо, особовий листок з обліку кадрів не обліковує цих даних.
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Отримайте відповідь від 15 хвилин!
Послуга Особистий консультант доступна лише передплатникам пакетів Професіонал, Преміум, Преміум ПРО.
Приєднуйтесь до передплатників і отримуйте експертну підтримку в будь-який час!
Правильність оформлення наказу про відпустку генерального директора підприємства
Чи потрібно зазначати вихідні листи в журналі військового обліку
Переведення працівника-сумісника: чи потрібно повідомляти ТЦК
Підготовка до військового обліку: дії ТОВ до жовтня 2026 року
Дії роботодавця при прийомі призовника на військовий облік
Доброго дня. На підприємство прийняли …
Як правильно оформити залишок щорічної відпустки працівника
Прийом на роботу працівника в розшуку: можливості та обмеження
Чи враховується комірник зі відстрочкою до квоти бронювання
Чи існує посада юрисконсульта з кодом КП 2429
Правомірність нарахування премії на доплату за суміщення посад
Які документи потрібні для виїзду працівника за кордон
Працівник їде за кордон у відпустку. Є перелік документів для …
Термін подачі додатку 4: з дати наказу чи наступного дня
Зберігання інструкцій для скасованих посад у кадрах
Чи потрібно оновлювати аркуш ознайомлення з військовим обліком
Маю питання з приводу аркушу ознайомленння з правилами військового обліку …
Оформлення списків призовників: звільнений призовник та звірка з ТЦК
