Як правильно оформити працівника та вести трудову документацію

Заява працівника, наказ про прийняття на роботу, повідомлення до податкової, а якщо у Вас «критичне» підприємство – то і до ПФУ.

Прийняття на роботу працівника складається з двох етапів – оформлення трудових відносин та повідомлення відповідних органів.

Для оформлення трудових відносин Вам необхідна заява працівника – адже лише на її підставі Ви можете видати наказ про прийняття на роботу, який, власне, і є офіційним документом, що засвідчує встановлення трудових відносин. Зразки заяви та наказу про класичне прийняття на роботу (за основним місцем роботи на повний робочий день) є у нашому розділі «Документи» за посиланнями: https://api.kadroland.com/documents/download/10715 (заява), https://api.kadroland.com/documents/download/10717 (наказ).

Після видання наказу про прийняття на роботу необхідно подати повідомлення до податкової (не пізніше початку роботи працівника – тобто у день, напередодні першого робочого дня). До ПФУ потрібно подавати оперативні відомості, у т. ч. і про прийняття на роботу, у разі, якщо Ваше підприємство належить до «критичних» – це потрібно зробити не пізніше протягом наступного дня після прийняття працівника на роботу (якщо підприємство не є «критичним», то до ПФУ відомості можете не подавати).

З трудовою книжкою працівника Вам нічого робити не потрібно – працівник лише має її Вам надати, аби Ви ознайомилися з його трудовою діяльністю, а запис до неї про прийняття на роботу, відповідно до ст. 48 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n314), вноситься лише за бажанням працівника (тобто якщо працівник просить Вас внести такий запис, то Ви маєте це зробити, якщо ж ні – то вносити його не потрібно). Оскільки ж з дня набрання чинності змінами, внесеними до ст. 48 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n314), тобто з 10.06.2021 р., трудова книжка має зберігатися у працівника, то й оцифровувати трудові книжки та передавати до ПФУ працівники, прийняті на роботу після 10.06.2021 р., повинні самостійно (звісно, Ви можете їм у цьому допомогти, але не зобов'язані).

Раді допомогти, звертайтесь ще!