Так, відділ кадрів закладу освіти має видати свій наказ і має вести облік відпусток.

Департамент, як орган управління, що має право призначати на цю посаду, видає відповідне рішення, розпорядження про призначення особи виконуючою обов'язки.
У закладі освіти має бути виданий внутрішній наказ на підставі наказу департаменту. Цей внутрішній наказ є підставою для внесення запису до трудової книжки (якщо особа раніше не працювала в цьому закладі або переведена з іншої посади);

Облік усіх відпусток веде кадрова служба (або відповідальна особа) закладу освіти.
Незважаючи на те, що особу призначив департамент, вона перебуває у трудових відносинах із закладом освіти, саме заклад є її безпосереднім роботодавцем (у частині ведення первинного кадрового обліку, виплати зарплати, забезпечення умов праці тощо).
Графік відпусток, облік використаних днів відпустки, нарахування відпускних – все це зона відповідальності бухгалтерії та кадрової служби закладу.

Повноваження засновників (департаментів) та керівників закладів освіти, щодо порядку їх призначення, визначають Закон України "Про освіту", Закон України "Про повну загальну середню освіту".

Раді допомогти, звертайтесь ще!