Це порушення, але виправити ситуацію можна. Головне, щоб зареєстровані накази були сформовані у різні справи, які мають відповідні строки зберігання.

Пропоную Вам такий алгоритм дій:

1) Завершіть реєстрацію кадрових наказів до кінця цього року в одному журналі, бо порушувати нумерацію наказів посеред року – це буде ще гірше.

2) Обов’язково закрийте цей Журнал після завершення діловодного року. І встановіть йому максимальний строк зберігання – 75 років. Цей строк слід зазначити на титульному аркуші Журналу та в номенклатурі справ за 2025 і попередні роки. Через кілька років (на початку 2028 року) Журнал треба здати в архів Вашої юрособи, включивши його до опису справ з кадрових питань тривалого зберігання.

3) Перегляньте усі записи, зроблені в Журналі, визначте, які з наказів, зареєстрованих в ньому, мають тимчасовий строк зберігання та зауважте про це у графі «Примітка» або «Відомості про виконання наказу».

4) На 2026 рік передбачте в номенклатурі два окремих журнали з відповідними строками зберігання – 5 р. та 75 р.

5) Розпочніть ведення нових Журналів з січня 2026 року.

Крім того, до передання в архів Вам слід провести експертизу цінності кадрових наказів і розподілити їх по кожному року на дві окремих справи. Наприклад, за 2025 рік у Вас має бути сформовано як мінімум дві справи: «Накази керівника підприємства з кадрових питань тривалого строку зберігання за 2025 рік» і «Накази керівника підприємства з кадрових питань тимчасового строку зберігання за 2025 рік»

Раді допомогти, звертайтесь ще!