Так, Ви правильно зрозуміли, ситуація з ознайомленням з посадовою інструкцією була невірною.

Отже, як має бути правильно.

Має бути один оригінал посадової інструкції для певної посади, затверджений керівником. Цей оригінал зберігається у справі «Посадові інструкції працівників підприємства» зазвичай у відділі кадрів. На останньому аркуші посадової інструкції оформлюють реквізит «Відмітка про ознайомлення з документом» таким чином:

З посадовою інструкцією ознайомлені:

_________ _______________________ __________________
(підпис) (Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ) (дата ознайомлення)

_________ _______________________ __________________
(підпис) (Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ) (дата ознайомлення)

_________ _______________________ __________________
(підпис) (Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ) (дата ознайомлення)

_________ _______________________ __________________
(підпис) (Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ) (дата ознайомлення)

При влаштуванні працівника на роботу, його ознайомлюють з посадовою інструкцією під підпис на оригіналі безпосередньо у відділі кадрів. І з цієї посадової після ознайомлення роблять копію (шляхом ксерокопіювання), яку видають працівникові на руки для застосування в роботі. У подальшому ця копія може зберігатися у справі відділу «Посадові інструкції працівників відділу (копії)» або безпосередньо у працівника.

Тому, якщо є можливість, додрукуйте на останньому аркуші оригіналу цієї посадової інструкції реквізит «Відмітка про ознайомлення з документом» та зберіть ще раз підписи відповідних працівників. При цьому дати ознайомлення мають відповідати датам працевлаштування цих працівників.

Раді допомогти, звертайтесь ще!