Упорядкування особових справ: нумерація документів та внутрішніх описів

Кожен том (одиниця зберігання) повинен мати єдину суцільну нумерацію всіх аркушів, включаючи внутрішній опис. Якщо ви нумеруєте документи ОС і внутрішній опис окремо, це порушує принцип наскрізної нумерації тому (опису справ).

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, (додаток 16 абз. 1 п. 6 гл. 2 розд. VI Правил № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n1446) що містить відомості про:

порядкові номери документів справи;
їх індекси;
дати;
заголовки;
номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

Усі аркуші тому нумеруються послідовно. Внутрішній опис є невід’ємною частиною тому і його аркуші входять до загальної нумерації.

Наприклад

Внутрішній опис до справи №1 Арк. 1, 2
Документи справи №1 Арк. 3 – 25
Внутрішній опис до справи №2 Арк. 26
Документи справи №2 Арк. 27 – 45

і так далі.

У зведеному переліку особових справ (який ви згадуєте як "перелік ОС розміщених в цьому томі, який прикріпимо на внутрішню обкладинку") ви зазначаєте діапазон аркушів, який охоплює всю особову справу, включаючи її внутрішній опис та документи.
Цей перелік (який, по суті, є засвідчувальним написом або внутрішнім описом документів справи наприкінці тому матиме вигляд:

Номер справи в томі -1
Назва справи (ПІБ звільненого) - Іваненко П.П.
Крайні дати - 2018-1025
Кількість аркушів - 1-25
Примітки - (Включає вн. опис на арк. 1-2)

і так далі.

Нагадуємо, що за п. 5 гл. 2 розд. VI гл. 2 розд. VI Правил № 1000/5 нумерація аркушів справ здійснюється з метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів, уключених у справу. Усі аркуші справи нумерують арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором.

Раді допомогти, звертайтесь ще!