Не в особову справі і не до наказу, а в окрему справу з іншими подібними кадровими документами, що мають тимчасовий строк зберігання.

Отже, у номенклатурі справ потрібно передбачити справу, яка згідно зі ст. 491 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 має такий заголовок:

«Документи (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки) до наказів з кадрових питань (особового складу), що не увійшли до складу особових справ»

зі строком зберігання 3 роки.

Заголовок можна уточнити/розширити, дадавши туди «інформаційні листи» та слово «тощо», таким чином:

«Документи (листки з обліку кадрів, інформаційні листи, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки тощо) до наказів з кадрових питань, що не увійшли до складу особових справ».

Раді допомогти, звертайтесь ще!