Так, можна і потрібно вносити нові записи та зміни до графіка відпусток, адже нові працівники можуть додаватися й надалі.

Все правильно, графік відпусток не потрібно затверджувати наказом. Його затверджує безпосередньо керівник юрособи шляхом проставлення підпису і дати затвердження у Грифі затвердження, оформленому у верхній правій частині першого аркуша цього документа.

Внести нові записи можна одним з кількох варіантів:

1. Варіант, запропонований Вами, є допустимим.

Отже, для внесення до графіка інформації щодо надання відпусток новим працівникам, які будуть прийняті на роботу після затвердження цього документа, слід у кожному розділі тексту (якщо текст поділяється на розділи за найменуваннями відділів) або наприкінці табличного тексту (якщо без поділу на розділи) передбачити кілька вільних рядків. І в ці рядки дійсно можна від руки вписувати інформацію про відпустки новоприйнятих працівників. Так як графік відпусток – це робочий документ тимчасового строку зберігання (всього 1 рік).

2. Варіант більш правомірний.

Незважаючи на те, що багато різних управлінських документів (зокрема й штатний розпис, посадові та робочі інструкції, планово-звітна документація, номенклатура і описи справ тощо) затверджуються керівником без видання наказу, а от зміни до них прийнято вносити на підставі наказу. Тому можна при прийнятті нових працівників видавати наказ з адміністративно-господарських питань «Про внесення змін до графіка відпусток на 2026 рік». І відповідну зміну оформлювати у вигляді додатку до графіку. Додатки мають зберігатися у справі разом із графіком відпусток, а не з самим наказом. Бо наказ має більш тривалий строк зберігання ніж сам графік.

Обговоріть запропоновані варіанти з Вашим керівництвом і оберіть найзручніший для Вашої юрособи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!