Журнал реєстрації наказів необхідно закривати підсумковим записом наприкінці року.

Так, згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text підприємства формують справи за календарними роками.

А отже, й журнали реєстрації прив’язані до календарного року. Наприкінці року їх закривають підсумковим записом, а з 1 січня реєстрація документів розпочинається з №1.

Пункт 5 гл. 3 р. ІІІ Правил №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n319 встановлює, що реєстрація наказів та інших внутрішніх документів, таких як акти, протоколи, договори тощо здійснюється у межах календарного року, що й зумовлює обов’язкове оформлення підсумкового запису в кінці року. Це дозволяє уникнути плутанини, помилок і ризиків під час формування справ для передачі до архіву.

Підсумковий запис роблять від руки. У ньому зазначають, скільки документів було зареєстровано за рік і чи були помилки – повтори, пропуски або описки. Після цього, відповідно до ДСТУ 4163:2020, проставляють реквізити відповідальної особи: посаду, підпис, ім’я та прізвище великими літерами та дату оформлення. Це своєрідний підсумок роботи журналу за рік.

Раді допомогти, звертайтесь ще!