Ведення кадрових журналів в Excel: можливості та підсумковий запис

Вітаю,кожного року заводжу журнали реєстрації кадрових наказів тимчасового та тривалого строку зберігання і кожного року закриваю підсумковим записом, а з наступного року заводжу нові журнали, чи можна завести журнали і вести в Excel а наприкінці року роздруковувати рік, закривати підсумковим записом і складати в справи перехідні заведені на тимчас/тривал накази, а коли досягнемо 250 аркушів закрити ці журнали? Чи можна друкувати підсумковий запис а не писати від руки?

ВК

Вячеслав, Консультант

експерт

25.12.2025 | 15:13

Очікує відповідь

Журнали, у яких обліковуються кадрові накази, відносяться до документів тривалого (75 років) або тимчасового (5 років) зберігання згідно з п. 529 Наказу «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» від 12.04.2012 № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12/ed20250416#n4). Тому ведення таких журналів обов’язкове на підприємстві.

Водночас, у якому вигляді вести журнали, підприємство вирішує самостійно, бажано це відобразити у Положенні про діловодство.

Отже, допустимо вести реєстрацію наказів у електронному вигляді (Excel, тощо), якщо це визначено в локальному документі підприємства. Важливо, щоб електронний журнал містив усі реквізити наказу: номер; дату; ПІБ працівника; підставу; строк зберігання; інші необхідні відомості.

Журнал можна роздруковувати наприкінці року та робити підсумковий запис. Підсумковий запис не обов’язково писати від руки — його можна надрукувати. Підсумковий запис повинен бути підписаний відповідальною особою і, за потреби, завірений печаткою організації.

Після закриття року роздрукований журнал можна покласти в справу для тимчасового або тривалого зберігання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

Отримайте відповідь від 15 хвилин!

Послуга Особистий консультант доступна лише передплатникам пакетів Професіонал, Преміум, Преміум ПРО.
Приєднуйтесь до передплатників і отримуйте експертну підтримку в будь-який час!

Оформити передплату