Журнали, у яких обліковуються кадрові накази, відносяться до документів тривалого (75 років) або тимчасового (5 років) зберігання згідно з п. 529 Наказу «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» від 12.04.2012 № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12/ed20250416#n4). Тому ведення таких журналів обов’язкове на підприємстві.

Водночас, у якому вигляді вести журнали, підприємство вирішує самостійно, бажано це відобразити у Положенні про діловодство.

Отже, допустимо вести реєстрацію наказів у електронному вигляді (Excel, тощо), якщо це визначено в локальному документі підприємства. Важливо, щоб електронний журнал містив усі реквізити наказу: номер; дату; ПІБ працівника; підставу; строк зберігання; інші необхідні відомості.

Журнал можна роздруковувати наприкінці року та робити підсумковий запис. Підсумковий запис не обов’язково писати від руки — його можна надрукувати. Підсумковий запис повинен бути підписаний відповідальною особою і, за потреби, завірений печаткою організації.

Після закриття року роздрукований журнал можна покласти в справу для тимчасового або тривалого зберігання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!