Журнал (книга) реєстрації посадових (робочих) інструкції належить до перехідних форм.

Підсумковий запис в ньому оформлюємо лише, коли в журналі (книзі) вже немає місця для реєстраційних відомостей. Відтак оформлюємо новий журнал (книгу) та продовжуємо реєстрацію з відповідного номера, тобто не розпочинаєте з № 1, а продовжуєте, адже окрім нових посадових (робочих) інструкцій, будуть діяти і попередні. На обкладинці вкажіть номер тому: т. 1, т. 2, т. 3.

Підсумковий запис — запис про кількість зареєстрованих документів та помилки в реєстрації (повтори, пропуски тощо). В ньому зазначаємо:

відомості про кількість і крайні номери документів, зареєстрованих протягом відповідних років;
відомості про дублетні та пропущені номери — якщо є;
назва посади та підпис працівника, який відповідає за діловодство на підприємстві чи в підрозділі, хто оформив підсумковий запис;
розшифрування підпису — Власне ім'я ПРІЗВИЩЕ;
дата оформлення запису.
Оформлюйте підсумковий запис від руки. Наприклад: За 2001-2025 рік зареєстровано 348 посадових (робочих) інструкцій (№1 від 01.01.2001, № 348 від 12.12.2025).

Старший інспектор з кадрів (підпис) Надія МИРНА

31.12.2025

Раді допомогти, звертайтесь ще!