Мінімальна кількість журналів для кадрового обліку у ТОВ

Як мінімум два Журнали для реєстрації кадрових наказів, інші – за наявності підстав для їх ведення та обраної Вами системи реєстрації.

В обов'язковому порядку на будь-якому підприємстві необхідно вести Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого (75 років) строку зберігання та Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового (5 років) строку зберігання – така вимога міститься у гл. 3 розд. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n319).

Інші реєстраційні форми Ви маєте використовувати залежно від наявності для цього підстав та обраної Вами системи реєстрації. Приміром, відповідно до ст. 189 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n1040) необхідно вести спеціальний облік працівників, які не досягли 18 років, із зазначенням дати їх народження – тож якщо на Вашому підприємстві є неповнолітні, потрібно вести і Журнал обліку неповнолітніх працівників. Також згідно з п. 7.1. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text), на підприємствах має вестися Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них – тож якщо у Вас на підприємстві є працівники, прийняті на роботу до 10.06.2021 р. (до дати, коли трудові книжки ще мали зберігатися на підприємстві), то така Книга у Вас також має бути.

Потребу у застосуванні інших реєстраційних форм Ви можете визначати самостійно, залежно від обраної Вами системи реєстрації (приміром, у Журналах доцільно реєструвати письмові трудові договори, вести облік особових справ, повідомлень про дату початку відпустки тощо).

Відповідно до п. 40 Порядку № 1487 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1487-2022-%D0%BF#Text) списки персонального військового обліку реєструються в установленому порядку в службі діловодства – тобто це може бути як журнальна форма реєстрації, так і карткова чи автоматизована з використанням спеціальних комп'ютерних програм (для невеликого підприємства доцільніше використовувати саме журнальну форму реєстрації – або окрему, або у журналі вхідної документації, який має вести служба діловодства).

Раді допомогти, звертайтесь ще!