До особових справ працівників (окрім держслужбовців) згідно з вимогою пункту 6 глави 2 розділу VI Правил №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n641 складають так званий ВНУТРІШНІЙ ОПИС за формою, встановленою у Додатку 16 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n1445 .

Зокрема у Правилах № 1000/5 зазначено:

«Внутрішній опис (додаток 16) складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та словами кількість документів, що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем. Якщо справу оправлено або підшито попередньо без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки справи.

Зміни складу документів справи (включення додаткових документів, їх виключення, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються в графі «Примітки» із посиланням на відповідні документи (накази, акти тощо) і до внутрішнього опису складається новий підсумковий запис.»

Так як Правила №1000/5 – нормативно-правовий акт, обов’язковий для виконання усіма юрособами. Таким чином, якщо внутрішній опис до особової справи оформлено з суттєвими порушеннями (тобто його форма не відповідає унормованій формі), то це вважатиметься порушенням законодавства у сфері діловодства й архівної справи.

Ще раз підкреслю, що це не стосується опису документів особової справи держслужбовця, форма якого унормована іншим нормативно-правовим актом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!