Внутрішні документи кадровика: затвердження, зберігання та печатка

Добрий день! Поясніть, будь ласка, відносно "внутрішніх" документів, які ств. на підпр.-ві : графік відпусток, штатний розпис, посад. інстр., графіки звір. з військ. обліку та ін., які повинні мати "внутрішню" реєстр. та гриф "Затверджено" або "Затверджую". Я зрозуміла, що "Затверджено" ставимо, коли док.-т є додатком до наказу, і вказуємо номер і дату наказу, яким затверджуємо. (Чи можна в такому вип. оригінал цього док.-та зберігати окремо від наказу, чи краще зробити копію?). "Затверджую" ставимо, коли док.-т без наказу і тут біля цього грифу свій підпис ставить директор. Чи обов'язк. в цьому випадку ставити печать на підписі? І основне питання - як краще все ж таки з наказом чи без?

НК

Надія, консультант

експерт

29.01.2026 | 22:20

Відповідь надано

Так, ви зрозуміли правильно.

1. Гриф "ЗАТВЕРДЖЕНО" (через наказ)
Цей варіант підходить для складних документів. які потребують додаткових розпоряджень для введення в дію.

Оригінал документа, що затверджений наказом, є його невід’ємною частиною (додатком). Він має зберігатися разом із наказом у справі з наказами. Для роботи ви можете використовувати копію завірену"згідно з оригіналом".

2. Гриф "ЗАТВЕРДЖУЮ" (посадовою особою)
Застосовується, якщо документ не потребує додаткових пояснень чи заходів для виконання (наприклад, графік відпусток, графік звірок).

Якщо документ затверджується особистим підписом керівника без видання наказу, підпис у грифі "ЗАТВЕРДЖУЮ" має бути завірений печаткою, а також стояти дата затвердження.

3. Які документи і як краще затверджувати

Штатний розпис - наказом (ЗАТВЕРДЖЕНО), оскільки це фінансовий документ.
Графік відпусток - можна як наказом, так і особисто керівником (ЗАТВЕРДЖУЮ) .
Посадові інструкції - частіше особисто керівником (ЗАТВЕРДЖУЮ).
Графіки звірок - особисто керівником (ЗАТВЕРДЖУЮ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!

ОК

Оксана

12.05.2026 | 17:43

Кадровий облік

Відповідь надано