Де зберігати документи про прийняття на роботу працівників

Так, роздруковувати потрібно не лише саме повідомлення, а й квитанції №1 та №2, і зберігати все у справі відділу кадрів (не в бухгалтерії).

На жаль, строк зберігання та заголовок справи, в якій має зберігатися цей комплект: повідомлення + квитанції, не передбачений у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, так як Перелік було затверджено наказом Мінюсту у 2012 році, а вимога до надіслання цих повідомлень була прийнята у 2015 році постановою Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 № 413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/413-2015-%D0%BF#Text (далі – Постанова № 413).

У мережі Інтернет можна знайти рекомендації щодо необхідності зберігання повідомлень, роздрукованих з M.E.Doc, в особових справах працівників або разом з наказами про прийняття на роботу – 75 років. Втім, у Постанові №413 такі вимоги не прописані. У повному переліку документів, які підшиваються в особові справи, наведеному в пункті 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15?find=1&text=%D0%B2%D0%BD%D1%83%D1%82%D1%80%D1%96%D1%88%D0%BD#n502 , теж повідомлень немає.

Моя особиста думка, що повідомлення може мати тривалий строк зберігання лише у територіальному органі Державної податкової служби, куди воно було направлено роботодавцем.

А його копію (у вигляді роздруківки) достатньо зберігати лише тимчасово. Між тим, ми не можемо послатися на відповідну статтю Переліку №578/5, адже так такої статті не існує. Можливо вона з’явиться з часом, коли до Переліку будуть внесені чергові зміни.

Тому поки раджу завести окрему справу із заголовком «Повідомлення про прийняття працівників на роботу та квитанції до них», встановивши їй строк зберігання «Доки не мине потреба». Такий строк має право визначити експертна комісія юрособи шляхом прийняття рішення з посиланням на відповідний протокол засідання. І не поспішати знищувати таку справу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!