Правила засвідчення копій документів в особовій справі кадровика

як в посадовій інструкції вказати (в завданнях чи правах?) що кадровик має засвідчувати копії документів які входять в особову справу? щоб юридично держпраця не мала зауважень до формулювання? чи треба ставити печатку підприємства при засвідчені копій? (нормативних актів стосовно цього нема у нас)

ЕК

Еліна, консультант

експерт

09.02.2026 | 21:02

Відповідь надано

1) Засвідчення копій – це завдання кадровика, яке має бути прописано в його посадовій інструкції.

Наприклад, таким формулюванням:

Виготовляє та засвідчує копії кадрових документів, зокрема документів особових справ працівників.

2) Порядок засвідчення копій та витягів службових документів, зокрема з проставленням печатки, визначений у такому нормативно-правовому акті – главі 11 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237 , де зокрема прописано:

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи (за наявності).

На копіях документів, що увійдуть до особових справ, достатньо відбитку печатки відділу кадрів або штампу «Для копій» (за його наявності).

Раді допомогти, звертайтесь ще!

Отримайте відповідь від 15 хвилин!

Послуга Особистий консультант доступна лише передплатникам пакетів Професіонал, Преміум, Преміум ПРО.
Приєднуйтесь до передплатників і отримуйте експертну підтримку в будь-який час!

Оформити передплату