Чи дозволено заповнювати особову справу ручкою стирачкою

Хоча у нормативно-правових актах немає прямої заборони щодо застосування ручок-стирачок при заповненні документів, що долучаються до особової справи, все ж таки використовувати їх небажано.

Річ у тому, що особові справи працівників мають тривалий строк зберігання – 75 років згідно з пунктом «в» статті 493 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затв. наказом Мін’юсту від 12 квітня 2012 р. № 578/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14 . Через два роки після звільнення працівника вони передаються на зберігання до архіву юридичної особи.

А ручка-стирачка – це кулькова або гелево-кулькова ручка з термочутливим (термостиральним) чорнилом, і текст, написаний такою ручкою при певних умовах (з часом; від підвищеної температури; при терті або іншому механічному впливі) має властивість зникати. Таким чином виникає ризик втрати інформації документа при його тривалому зберіганні.

Застереження щодо використання певних чорнил міститься лише у абзаці восьмому пункту 9 глави 2 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n641 :

"Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою."

Зокрема, це стосується і обкладинок особових справ, так як ці справи тривалого зберігання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!