Перехід до нового журналу реєстрації наказів: покрокова інструкція

Журнал потрібно закрити належним чином і розпочати новий, але за певних умов.

Неможна допускати, щоб журнал завершувався посеред року, адже неможна переривати порядкову нумерацію наказів у межах року.

Щороку нумерація наказів оновлюється і ведеться з січня по грудень.

Не обов’язково вносити записи до остатнього аркуша. Навпаки, наприкінці діловодного року слід оцінити кількість вільних аркушів, щоб їх було достатньо для безперервної реєстрації документів до кінця наступного року.

Щороку у Журналі слід робити річний підсумковий запис про кількість зареєстрованих наказів.

Приклад:

Усього за 2025 рік у Журналі зареєстровано 249 (двісті сорок дев’ять) наказів з кадрових питань тривалого зберігання від № 1-к/тр до № 250-к/тр включно, у тому числі є пропущений № 124-к/тр.

Менеджер з персоналу Семенюк Ольга СЕМЕНЮК

31 грудня 2025 р.

Крім того відзначу, що для реєстрації різних видів наказів на підприємстві має бути заведено як мінімум чотири окремі журнали:

1) Журнал реєстрації наказів з основної діяльності

2) Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань

3) Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання

4) Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання

Вимоги до упорядкування завершеного журналу залежать від того, який строк його зберігання: постійний, тривалий (75 років) чи тимчасовий (5 років).

Про ведення і закриття журналів реєстрації раджу Вам моє відео: https://kadroland.com/events/2519/6124

Ще є статті на цю тему, наприклад: https://kadroland.com/news/570-zurnali-rejestraciyi-kadrovix-nakaziv-yak-zaversiti-2023-rik

https://kadroland.com/news/3857-rejestraciya-ta-indeksaciya-nakaziv-yak-pravilno-formuvati-indeks-dokumentiv

Раді допомогти, звертайтесь ще!